Cách thức hoạt động của quản lý thỏa thuận điện tử (ALM)

Tầm quan trọng của quản lý thỏa thuận trong kinh doanh hiện đại

Trong thế giới kinh doanh ngày nay với tốc độ phát triển nhanh chóng và kết nối chặt chẽ, các hợp đồng đóng vai trò quan trọng như nền tảng cho mọi giao dịch, đối tác và mối quan hệ hoạt động. Hệ thống Quản Lý Vòng Đời Thỏa Thuận (Agreement Lifecycle Management - ALM) hay còn được gọi là Quản Lý Vòng Đời Hợp Đồng (Contract Lifecycle Management - CLM), đã trở thành một phần thiết yếu cho các công ty, tổ chức muốn tối ưu hóa công việc, giảm thiểu rủi ro & tận dụng tối đa giá trị từ các thỏa thuận thương mại.

Quản lý vòng đời thỏa thuận điện tử là gì?

ALM là một bước đột phá trong quá trình quản lý thỏa thuận điện tử từ bước khởi tạo đến khi gia hạn, tái tục. Hệ thống giúp người dùng đơn giản hóa cách xử lý hợp đồng từ đầu đến cuối, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru đồng thời duy trì mối quan hệ khăng khít với khách hàng. Không giống với các hệ thống lưu trữ tài liệu truyền thống, giải pháp ALM hiện đại cung cấp nền tảng có tính bảo mật cao giúp các tổ chức chủ động tận dụng các thỏa thuận trong hợp đồng nhằm tạo ra lợi thế chiến lược cho mình. 

Trong thời đại chuyển đổi số đã trở thành kim chỉ nam cho tất cả các doanh nghiệp trong và ngoài nước, phần mềm ALM đã trở thành 1 phần không thể thiếu trong hệ sinh thái công nghệ của doanh nghiệp. Với khả năng tích hợp tốt với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) & nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cũng như các công cụ quản lý tài chính. Sự tích hợp này tạo ra sự nhất quán trong việc quản lý dữ liệu của doanh nghiệp đồng thời tinh gọn quy trình làm việc. 

5 giai đoạn của quy trình ALM

1. Tạo lập

Tạo lập hợp đồng là giai đoạn đầu tiên của 1 quy trình quản lý vòng đời thỏa thuận. Tại giai đoạn này, tất cả các thông tin, tài liệu cần thiết sẽ được các bên liên quan cung cấp nhằm thiết lập các điều khoản và điều kiện cho hợp đồng mới. Nhằm tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể sử dụng các bộ mẫu thỏa thuận đã được phê duyệt từ trước cũng như thư viện điều khoản hợp đồng, giúp việc tạo lập hợp đồng trở nên ít thủ công hơn. Sử dụng phần mềm ALM để tạo hợp đồng, các mẫu đã được phê duyệt trước và các điều khoản thường được sử dụng có thể được trình bày theo cách tối ưu để làm cho quá trình tạo lập trở thành một nhiệm vụ nhanh chóng.

2. Đàm phán

Sau khi tạo lập hợp đồng, tất cả các bên sẽ tham gia vào giai đoạn đàm phán để thống nhất về các điều khoản và điều kiện. Quá trình trao đổi qua lại này thường liên quan đến việc chỉnh sửa thủ công, ghi chú và đề xuất sửa đổi, thường diễn ra trên Microsoft Word. Giai đoạn này tiêu tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp gây tình trạng nghẽn cổ chai trong chu kỳ ký kết hợp đồng. Để đẩy nhanh đàm phán, phần mềm ALM có thể áp dụng AI vào việc đánh giá cũng như ghi chú hợp đồng. Những tính năng như vậy giúp giảm thời gian đánh giá và ghi chú, làm cho giai đoạn đàm phán nhanh hơn và hiệu quả hơn.

3. Phê duyệt

Sau khi kết thúc quá trình đàm phán, các bên liên quan sẽ bước tới phê duyệt hợp đồng khi tất cả đã đồng thuận với tất cả các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng. Phần mềm ALM sẽ được tích hợp với các công cụ chữ ký số để loại bỏ một số tác vụ như tải xuống, tải lên hoặc lưu lại hợp đồng. 

4. Thực thi và triển khai

Sau khi ký kết, hợp đồng trở thành ràng buộc pháp lý, và tất cả các bên phải tuân thủ tất cả các điều khoản & điều kiện đã thỏa thuận cho đến ngày gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.

5. Quản lý và gia hạn

Sau khi thực thi, hợp đồng được quản lý và lưu trữ. Hầu hết phần mềm ALM thường cung cấp một kho lưu trữ an toàn và tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hợp đồng. 

Lợi ích chính của việc triển khai giải pháp ALM

1. Nâng cao hiệu quả và năng suất

Các giải pháp ALM làm giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công thông qua tự động hóa các tác vụ thường xuyên và quy trình làm việc được tinh gọn. Hiệu quả này cho phép các đội ngũ pháp lý và kinh doanh tập trung vào các hoạt động chiến lược thay vì công việc hành chính. Tính chất tập trung của nền tảng ALM loại bỏ các nỗ lực trùng lặp và tạo ra một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả thông tin liên quan đến hợp đồng.

2. Cải thiện quản lý rủi ro và tuân thủ

Phần mềm ALM loại bỏ nhu cầu về các bước tốn kém và lỗi thời như gửi tài liệu qua đường bưu điện hoặc sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh cho chữ ký vật lý. Mọi thứ đều là kỹ thuật số — và các chi tiết được chuẩn hóa và tự động hóa. Điều này không chỉ đẩy nhanh tiến độ mà còn giảm đáng kể chi phí hành chính. 

3. Giảm thiểu chi phí đáng kể

Thông qua việc triển khai phần mềm ALM, doanh nghiệp có thể đạt được năng suất cao hơn & tiết kiệm chi phí hành chính thông qua:

• Giảm công việc giấy tờ hành chính

• Giảm thời gian xem xét pháp lý thông qua chuẩn hóa

• Ngăn ngừa lỗi tốn kém và tranh chấp hợp đồng

• Tối ưu hóa quản lý nhà cung cấp và quy trình mua sắm

• Tránh phí phạt thông qua quản lý nghĩa vụ tốt hơn

4. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Các hệ thống ALM hiện đại cho phép ra quyết định chiến lược tốt hơn thông qua:

• Phân tích toàn diện về hiệu suất hợp đồng

• Khả năng hiển thị các mô hình chi tiêu và mối quan hệ với nhà cung cấp

• Công cụ đánh giá rủi ro định lượng mức độ rủi ro tiềm ẩn

• Theo dõi hiệu suất xác định cơ hội tối ưu hóa

• Khả năng dự báo hỗ trợ quản lý chủ động

Tương lai của ALM: các công nghệ và xu hướng mới nổi

Khi công nghệ tiếp tục phát triển, phần mềm ALM đang tích hợp các khả năng tiên tiến hứa hẹn sẽ tiếp tục chuyển đổi quản lý hợp đồng. AI và Machine Learning đã sẵn sàng cải tiến phần mềm ALM trở nên tân tiến hơn, tăng khả năng phân tích và quản lý hợp đồng của doanh nghiệp và luôn đi trước các yêu cầu pháp lý và thay đổi trong thị trường. 

Kết luận: ALM như một yêu cầu chiến lược kinh doanh

Trong môi trường kinh doanh phức tạp ngày nay, quản lý hợp đồng hiệu quả đã phát triển từ một chức năng hành chính thành một yêu cầu chiến lược. Bằng cách triển khai giải pháp ALM toàn diện và tích hợp nó với các hệ thống doanh nghiệp hiện có, các tổ chức có thể chuyển đổi cách quản lý hợp đồng, giảm thiểu rủi ro và cải thiện hiệu quả hoạt động.