5 năm – Một hành trình: Vinamilk và Kyta Platform chuyển đổi số toàn diện từ 2020

Khi “dòng sữa” cần một “dòng chảy số”

Năm 2020, khi Covid-19 lan rộng khắp toàn cầu, ngành sản xuất phải đối mặt với những gián đoạn chưa từng có.
Tại Việt Nam, Vinamilk – doanh nghiệp sữa lớn nhất cả nước và nằm trong top 50 công ty sữa hàng đầu thế giới cũng đứng trước một bài toán khó:
Làm sao để hàng triệu sản phẩm sữa vẫn đến tay người tiêu dùng đúng hạn khi quy trình ký kết, phê duyệt, đối soát tài liệu… bị kẹt?

Với quy mô hơn 40 đơn vị thành viên, gồm nhà máy, trang trại, kho vận, chi nhánh và công ty liên kết trong và ngoài nước, chỉ cần một mắt xích gián đoạn là cả dây chuyền có nguy cơ chậm lại. Mọi quy trình giấy tờ vốn đã phức tạp, giờ càng trở thành “điểm nghẽn” trong thời kỳ giãn cách.

Thách thức: Khi giấy tờ trở thành rào cản

Trước đại dịch, các hợp đồng, chứng từ kiểm tra hàng hóa, biên bản kho… đều cần ký trực tiếp. Nhưng khi hạn chế tiếp xúc được áp dụng:

• Không thể ký hợp đồng với đối tác và nhà cung cấp đúng hạn

• Giấy tờ kiểm hàng, biên bản kho bị đình trệ

• Quy trình xuất nhập kho gián đoạn

• Nguy cơ đứt gãy chuỗi cung ứng cận kề
  
  

Trong ngành sữa, nơi tính thời gian và chất lượng sản phẩm quyết định đến cả thương hiệu – bất kỳ sự chậm trễ nào cũng có thể kéo theo tổn thất lớn.

Bước ngoặt: Kyta Platform được lựa chọn

Giữa bối cảnh đầy áp lực, Vinamilk đã tìm kiếm một giải pháp không chỉ tạm thời “chống đỡ” mùa dịch, mà còn tạo nền tảng cho một phương thức vận hành mới, bền vững hơn.
Đó là lúc FPT.eContract và Kyta Platform – nền tảng ký số toàn trình của FPT – được chọn để mở khóa lại toàn bộ quy trình vận hành.

Giải pháp triển khai tập trung vào ba trụ cột chiến lược:

1. Số hóa toàn bộ quy trình ký và phê duyệt

• Cung cấp chữ ký số cho tất cả cán bộ ở nhà máy, kho, văn phòng.

• 100% hợp đồng và tài liệu nội bộ chuyển sang ký trực tuyến, loại bỏ tình trạng chờ đợi chữ ký trực tiếp.
  
  

2. Một nền tảng – nhiều nghiệp vụ

• Từ ký hợp đồng mua nguyên liệu, chứng từ giao nhận, chứng nhận chất lượng hàng hóa, đến chứng từ kế toán và thanh lý hợp đồng – tất cả đều được xử lý trên cùng một hệ thống.

• Loại bỏ việc dùng nhiều công cụ rời rạc, giúp thông tin đồng bộ và dễ truy vết.
  
  

3. Tích hợp liền mạch với hệ thống sản xuất

• Kết nối trực tiếp với ERP/MES, cho phép dữ liệu hợp đồng, tồn kho và vận hành liên thông.

• Đảm bảo sẵn sàng truy vết, kiểm toán và báo cáo nhanh chóng.
  
  

Từ “cầm cự” đến “tăng tốc”

Chỉ sau một thời gian ngắn áp dụng FPT.eContract, Vinamilk đã đạt được những kết quả ấn tượng trong năm 2020:

• Duy trì hoạt động liên tục ngay cả khi nhân sự làm việc từ xa

• Rút ngắn thời gian ký hợp đồng với khách hàng từ 5 ngày xuống chỉ còn hơn 1 ngày

• Xử lý thành công hơn 200.000 hợp đồng và tài liệu trên nền tảng

• Tăng tính minh bạch: mọi giao dịch được lưu trữ an toàn, có thể kiểm chứng và truy xuất bất cứ lúc nào
  
  

Từ FPT.eContract đến Kyta Platform – Hành trình đồng hành 5 năm

Trong 5 năm qua, FPT.eContract đã không ngừng phát triển và nâng cấp, trở thành Kyta Platform – một nền tảng ký số toàn trình được tích hợp những công nghệ tiên tiến như AI, OCR, phân tích dữ liệu thông minh và khả năng kết nối sâu với các hệ thống doanh nghiệp.

Vinamilk đã đồng hành xuyên suốt hành trình này, từ những ngày đầu số hóa hợp đồng trong mùa dịch cho tới hiện tại, khi mọi quy trình đã trở nên tự động, nhanh chóng và thông minh hơn.
Chỉ tính riêng giai đoạn hợp tác, hàng chục triệu hợp đồng điện tử và tài liệu số đã được xử lý thành công qua Kyta Platform, đảm bảo độ chính xác, bảo mật và tuân thủ pháp lý tuyệt đối.

Bài học rút ra

Hành trình 5 năm của Vinamilk và Kyta Platform cho thấy một sự thật quan trọng: chuyển đổi số không phải là dự án ngắn hạn, mà là một năng lực cốt lõi cần được nuôi dưỡng và nâng cấp liên tục.

Trong khủng hoảng, công nghệ giúp doanh nghiệp “giữ nhịp” và duy trì hoạt động. Nhưng khi khủng hoảng qua đi, chính những năng lực số hóa đó trở thành bệ phóng để tăng tốc, mở rộng và tái định hình cách vận hành.

Với Vinamilk, thành công không chỉ nằm ở việc ký số nhanh hơn hay giảm thời gian xử lý hợp đồng. Điều quan trọng hơn là:

• Chuỗi cung ứng được bảo toàn dù có biến động toàn cầu.

• Dữ liệu vận hành trở thành tài sản chiến lược, sẵn sàng phân tích, tối ưu và ra quyết định nhanh hơn.

• Con người được giải phóng khỏi tác vụ lặp lại, tập trung vào sáng tạo, cải tiến sản phẩm và phục vụ khách hàng tốt hơn.
  
  

Kyta Platform vì thế không chỉ là công cụ, mà là đối tác công nghệ chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp để xây dựng một mô hình vận hành vừa linh hoạt, vừa bền vững – sẵn sàng thích ứng với mọi thay đổi trong tương lai.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Kyta Platform đã giúp Vinamilk vượt qua Covid-19 như thế nào?
Kyta Platform cho phép ký số toàn trình, thay thế hoàn toàn quy trình ký giấy, giúp hợp đồng và tài liệu được xử lý trực tuyến, duy trì hoạt động mà không bị gián đoạn.

2. Vinamilk có chỉ dùng Kyta Platform cho hợp đồng điện tử không?
Không. Nền tảng được sử dụng cho cả hợp đồng, chứng từ giao nhận, chứng nhận chất lượng, chứng từ kế toán, biên bản nghiệm thu và nhiều tài liệu vận hành khác.

3. Kyta Platform có phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất khác không?
Có. Hệ thống được thiết kế để phục vụ nhiều ngành, từ thực phẩm – đồ uống đến công nghiệp nặng, và dễ dàng tích hợp với ERP/MES.

4. Kết quả của Vinamilk có thể tái lập ở doanh nghiệp khác không?
Hoàn toàn có thể nếu doanh nghiệp triển khai đồng bộ: cung cấp chữ ký số cho nhân sự chủ chốt, số hóa toàn bộ quy trình ký, và kết nối dữ liệu với hệ thống quản lý hiện có.

5. Kyta Platform đảm bảo bảo mật và pháp lý như thế nào?
Nền tảng đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, tuân thủ Luật Giao dịch điện tử và các quy định liên quan, bảo đảm giá trị pháp lý và an toàn dữ liệu.