Doanh Nghiệp Phân Phối Cắt 60% Thời Gian Phê Duyệt Hợp Đồng Nhà Cung Cấp Với Kyta eFlow

Trong ngành phân phối, tốc độ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp quyết định trực tiếp đến khả năng đảm bảo nguồn hàng, kiểm soát chi phí và giữ vững tiến độ giao hàng. Thế nhưng tại rất nhiều doanh nghiệp phân phối quy mô lớn, khâu phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp vẫn đang vận hành theo cách thủ công: bản hợp đồng in giấy chuyển tay qua nhiều phòng ban, chữ ký chờ đợi hàng tuần, và không ai nắm được chính xác hợp đồng đang "kẹt" ở khâu nào.

Câu chuyện dưới đây ghi lại hành trình của một doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) với mạng lưới hơn 300 nhà cung cấp và hàng chục chi nhánh trên toàn quốc, đã ứng dụng Kyta eFlow để số hóa toàn bộ quy trình phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp, và cắt giảm 60% thời gian phê duyệt chỉ sau ba tháng triển khai.

Bài toán: Quy trình phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp bị nghẽn ở đâu?

Trước khi triển khai Kyta eFlow, quy trình phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp của doanh nghiệp đi qua trung bình năm cấp phê duyệt: bộ phận mua hàng, phòng pháp chế, phòng tài chính, giám đốc chi nhánh và cuối cùng là ban giám đốc khu vực. Mỗi cấp phê duyệt lại sử dụng một kênh khác nhau: email, tin nhắn nội bộ, hoặc bản in chuyển tay.

Ba điểm nghẽn lớn nhất được đội ngũ vận hành xác định gồm:

• Không có công cụ theo dõi tình trạng hợp đồng theo thời gian thực. Đội mua hàng phải chủ động gọi điện, nhắn tin hỏi từng cấp phê duyệt để biết trạng thái hợp đồng

• Thiếu quy tắc phân luồng rõ ràng. Hợp đồng giá trị nhỏ và hợp đồng giá trị lớn được xử lý theo cùng một quy trình, khiến những hợp đồng đơn giản cũng phải chờ đủ năm cấp duyệt.

• Rủi ro thất lạc và sai sót cao. Hợp đồng bản giấy dễ thất lạc khi luân chuyển giữa các chi nhánh, và việc đối chiếu phiên bản hợp đồng bằng tay dễ dẫn đến sai sót điều khoản.

Hệ quả là thời gian phê duyệt trung bình cho một hợp đồng nhà cung cấp kéo dài từ 12 đến 15 ngày làm việc. Vào các giai đoạn cao điểm mùa vụ, khi số lượng hợp đồng cần ký tăng đột biến, thời gian này có thể kéo dài đến gần một tháng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ nhập hàng và đàm phán giá với nhà cung cấp.

Giải pháp: Số hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng với Kyta eFlow

Doanh nghiệp lựa chọn Kyta eFlow, module điều phối quy trình (workflow orchestration) low-code/no-code thuộc hệ sinh thái Kyta Platform, để tái thiết kế toàn bộ luồng phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp.

Ba thay đổi cốt lõi được triển khai:

• Phân luồng phê duyệt theo giá trị và loại hợp đồng. Đội ngũ vận hành cấu hình trực tiếp trên Kyta eFlow các ngưỡng giá trị hợp đồng, tự động rút gọn số cấp duyệt đối với hợp đồng giá trị nhỏ và giữ nguyên quy trình đầy đủ cho hợp đồng giá trị lớn hoặc có điều khoản đặc biệt.

• Theo dõi trạng thái hợp đồng theo thời gian thực. Mỗi cấp phê duyệt nhận thông báo tự động khi có hợp đồng cần xử lý, và có thể phê duyệt ngay trên thiết bị di động. Đội mua hàng theo dõi toàn bộ tiến độ trên một bảng điều khiển duy nhất, không cần gọi điện xác nhận thủ công.

• Kết nối trực tiếp với Kyta Signature và Kyta eCLM. Sau khi hợp đồng được phê duyệt trên Kyta eFlow, hợp đồng tự động chuyển sang Kyta Signature để ký số, và được lưu trữ, quản lý vòng đời trên Kyta eCLM, tạo thành một luồng khép kín từ khởi tạo đến lưu trữ.

Nhờ đặc tính low-code/no-code của nền tảng, đội ngũ IT nội bộ của doanh nghiệp không cần viết lại hệ thống hay chờ đội phát triển bên ngoài. Toàn bộ quy trình được cấu hình và đưa vào vận hành thí điểm tại một chi nhánh chỉ trong ba tuần, trước khi nhân rộng ra toàn bộ hệ thống chi nhánh trong hai tháng tiếp theo.

Kết quả: Cắt giảm 60% thời gian phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp

Sau ba tháng triển khai đầy đủ trên toàn hệ thống, doanh nghiệp ghi nhận những kết quả rõ rệt:

• Thời gian phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp giảm 60%, từ trung bình 12 đến 15 ngày làm việc xuống còn 5 đến 6 ngày làm việc.

• Hơn 90% hợp đồng giá trị nhỏ được phê duyệt trong vòng 48 giờ nhờ cơ chế phân luồng tự động.

• Tỷ lệ hợp đồng bị thất lạc hoặc phải xử lý lại do sai sót điều khoản giảm gần như về 0, nhờ toàn bộ hợp đồng được lưu trữ và đối chiếu tập trung trên Kyta eCLM.

• Đội ngũ mua hàng tiết kiệm trung bình 4 giờ làm việc mỗi tuần cho việc theo dõi, đối chiếu tình trạng hợp đồng, thời gian này được chuyển sang đàm phán giá và tìm kiếm nhà cung cấp mới.

• Ban lãnh đạo khu vực có được báo cáo tổng hợp theo thời gian thực về số lượng hợp đồng đang chờ duyệt và giá trị hợp đồng theo từng chi nhánh, hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn trong các giai đoạn cao điểm mùa vụ.

Ngoài lợi ích vận hành, việc chuyển đổi sang quy trình ký kết điện tử toàn diện còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ hợp đồng theo hướng minh bạch, có thể truy vết đầy đủ lịch sử phê duyệt và chữ ký, một yếu tố ngày càng được các đối tác và cơ quan quản lý coi trọng trong bối cảnh khung pháp lý về hợp đồng điện tử tại Việt Nam đang tiếp tục hoàn thiện.

Vì sao mô hình này phù hợp với doanh nghiệp phân phối

Ngành phân phối có ba đặc thù khiến bài toán phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp trở nên phức tạp hơn nhiều ngành khác: số lượng nhà cung cấp lớn và thường xuyên biến động, mạng lưới chi nhánh trải rộng theo địa lý, và tính mùa vụ khiến khối lượng hợp đồng tăng giảm đột ngột theo từng thời điểm trong năm.

Một nền tảng low-code/no-code như Kyta eFlow phù hợp với bối cảnh này vì ba lý do:

• Khả năng cấu hình linh hoạt cho phép mỗi chi nhánh hoặc mỗi ngành hàng áp dụng quy tắc phê duyệt riêng, trong khi vẫn tuân thủ khung kiểm soát chung của toàn doanh nghiệp.

• Khả năng mở rộng nhanh, cho phép doanh nghiệp bổ sung chi nhánh mới hoặc điều chỉnh quy trình mà không cần dự án công nghệ riêng biệt.

• Khả năng kết nối liền mạch với các module khác trong hệ sinh thái Kyta Platform, từ ký số đến quản lý vòng đời hợp đồng, giúp doanh nghiệp có một luồng xử lý hợp đồng thống nhất thay vì nhiều công cụ rời rạc.

Kết luận

Câu chuyện của doanh nghiệp phân phối này cho thấy việc số hóa quy trình phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp không nhất thiết phải là một dự án công nghệ kéo dài nhiều tháng. Với một nền tảng điều phối quy trình low-code/no-code như Kyta eFlow, doanh nghiệp có thể tái thiết kế luồng phê duyệt theo đúng thực tế vận hành, triển khai trong vài tuần, và nhìn thấy kết quả đo lường được chỉ sau một quý.

Trong bối cảnh cạnh tranh về tốc độ chuỗi cung ứng ngày càng gay gắt, khả năng ký kết hợp đồng nhanh hơn, minh bạch hơn không còn là một cải tiến "cộng thêm", mà là một lợi thế vận hành thực sự.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng tương tự với quy trình phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp, đội ngũ Kyta Platform sẵn sàng đồng hành cùng bạn xây dựng giải pháp phù hợp.

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline: 1900 636 121 ext 2

Email: support.kyta@fpt.com