Kyta Platform cùng Bộ Nội vụ giải bài toán quản trị công trong kỷ nguyên AI

Một văn bản chỉ đạo được ban hành lúc 8 giờ sáng. Đến chiều, ai là người phụ trách? Nhiệm vụ đó nằm ở khâu nào? Bao giờ có sản phẩm đầu ra? Trong rất nhiều cơ quan hành chính nhà nước, câu trả lời vẫn phụ thuộc vào một cuộc gọi điện thoại, một tin nhắn Zalo hoặc một cuốn sổ tay ghi tay của thư ký.

Bộ Nội vụ đang đổi mới phương thức quản trị công việc từ nền tảng số liên thông, hướng tới việc chấm dứt tình trạng văn bản, nhiệm vụ và kết quả công tác nằm rải rác trên nhiều kênh khác nhau. Đây không phải là câu chuyện riêng của một Bộ. Trên toàn ngành hành chính, các đơn vị đều đang đứng trước cùng một bài toán: làm sao để mọi văn bản chỉ đạo trở thành nhiệm vụ có người phụ trách, có thời hạn, có sản phẩm đo lường được, và làm sao để việc đánh giá cán bộ dựa trên dữ liệu thực thay vì cảm tính.

Kyta Platform, với ba ứng dụng lõi eDLM, eTask và eKPI, được xây dựng chính xác cho bài toán này, với AI đóng vai trò trợ lý xuyên suốt toàn bộ vòng đời công việc.

Ba nhóm vấn đề đang cản trở hiệu quả quản trị công

Trong thực tế vận hành tại các bộ, ban ngành và địa phương, vấn đề thường xuất hiện ở ba tầng.

Ở tầng lãnh đạo cấp bộ, ban ngành, địa phương, việc giao việc qua các kênh không chính thức như điện thoại hay tin nhắn khiến thông tin dễ "rơi rớt". Không có một hệ thống trung tâm nào để thống kê, giám sát toàn bộ công việc, cả trong nội bộ lẫn với các đơn vị bên ngoài. Hệ quả nghiêm trọng hơn là sự thiếu liên kết giữa văn bản chỉ đạo và nhiệm vụ thực thi, khiến cấp dưới đôi khi hiểu sai ý đồ triển khai, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc.

Ở tầng lãnh đạo đơn vị, khó khăn nằm ở việc theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Thiếu công cụ cảnh báo khiến các "điểm nghẽn" trong quá trình triển khai không được phát hiện sớm, dẫn đến chậm trễ tiến độ, giảm hiệu quả công việc và khó kiểm soát rủi ro.

Ở tầng cán bộ, công chức, viên chức, công việc chuyên môn hằng ngày vẫn phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau, thiếu công cụ đo lường hiệu suất và cảnh báo, nhắc việc. Đánh giá cán bộ vì vậy vẫn mang tính định tính, thiếu dữ liệu đầy đủ để đo lường một cách khách quan.

Những vướng mắc này càng trở nên rõ ràng hơn khi các đơn vị bắt đầu triển khai Nghị định 335/2025/NĐ-CP về đánh giá, xếp loại chất lượng công chức. Khi chưa định nghĩa được sản phẩm đầu ra cho từng vị trí việc làm, việc tổng hợp, định lượng và so sánh trọng số giữa các nhiệm vụ trở nên mất thời gian và thiếu chính xác. Hệ thống hiện tại ở nhiều nơi chưa sẵn sàng cho việc đánh giá tự động theo thời gian thực.

Cơ sở pháp lý vững chắc cho quá trình chuyển đổi

Kyta Platform được thiết kế bám sát khung pháp lý hiện hành, bao gồm Nghị quyết số 57-NQ/TW về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, Nghị định 335/2025/NĐ-CP về đánh giá, xếp loại chất lượng công chức, Nghị định 45/2026/NĐ-CP về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và Nghị định 116/2024/NĐ-CP quy định cơ sở quản lý hồ sơ cán bộ, vị trí việc làm. Việc bám sát các quy định này giúp mỗi cơ quan triển khai nền tảng mà không phải lo ngại về tính hợp pháp hay khả năng tương thích với các quy định sắp ban hành.

Giải pháp toàn diện: ba ứng dụng liên thông trên một chuỗi dữ liệu

Kyta Platform được hình thành trên ba ứng dụng trụ cột, tích hợp sẵn AI, tạo thành một vòng tròn quản trị khép kín.

eDLM, Quản lý văn bản điều hành, số hóa toàn bộ vòng đời văn bản theo Nghị định 30, từ văn bản đến, văn bản đi đến văn bản nội bộ, trên một nền tảng duy nhất, không cần in ấn. Lãnh đạo phê duyệt và chỉ đạo xử lý ngay trên hệ thống, việc chuyển đến các phòng ban hoặc cá nhân liên quan diễn ra tự động. Ký số từ xa trên thiết bị di động cho phép ký duyệt mọi lúc, mọi nơi. Toàn bộ văn bản được tự động đưa vào kho lưu trữ điện tử, tra cứu chỉ trong vài giây.

eTask, Phân giao và theo dõi nhiệm vụ, chuyển nội dung văn bản thành danh mục nhiệm vụ cụ thể, giao đến đúng người, đúng thời hạn, giúp loại bỏ tình trạng "quên việc". Nhắc việc diễn ra qua nhiều kênh gồm Dashboard, SMS và Zalo. Tiến độ được theo dõi theo thời gian thực bằng Gantt chart và Kanban board. Mỗi phòng ban, đơn vị có thể tự định nghĩa danh mục công việc chuẩn riêng, gắn với mô tả vị trí việc làm của từng ngạch công chức, làm cơ sở tính điểm số và thời gian thực hiện. Hệ thống cũng cho phép tích hợp các công việc mật đã được mã hoá mà vẫn ghi nhận đầy đủ điểm chấm.

eKPI, Đánh giá xếp loại cán bộ, công chức, tự động liên kết kết quả thực thi từ eTask sang chỉ số KPI để đánh giá hằng tháng, đúng theo chuẩn Nghị định 335. Cán bộ, công chức chủ động nhập điểm, đính kèm bằng chứng và trao đổi với cấp trên. Quy trình phê duyệt đi qua nhiều cấp: lãnh đạo trực tiếp đánh giá và đề xuất xếp loại, hội đồng phê duyệt cho ý kiến và dự thảo xếp loại cuối cùng, lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt và ban hành kết quả chính thức. Mọi hiệu chỉnh xếp loại đều được ghi nhận lý do để đảm bảo minh bạch, và toàn bộ lịch sử đánh giá luôn sẵn sàng phục vụ công tác kiểm toán và quy hoạch cán bộ.

Hỗ trợ AI xuyên suốt toàn bộ vòng đời công việc

Điểm khác biệt lớn nhất của Kyta Platform nằm ở việc AI không phải là một tính năng phụ trợ, mà đồng hành trong từng bước xử lý công việc. Trên eDLM, AI hỗ trợ phân loại văn bản, trích xuất thông tin quan trọng và giảm thiểu sai sót thủ công, đồng thời có trợ lý AI Chatbot hỗ trợ tra cứu và hỏi đáp văn bản.

Trên eTask, AI hỗ trợ theo ba hướng chính. Gợi ý phân bổ nhiệm vụ, còn gọi là AI WBS, giúp gợi ý cấu trúc Task và Subtask từ nội dung chỉ đạo để người dùng xác nhận nhanh, không cần lập kế hoạch thủ công. Gợi ý trích xuất công việc từ tài liệu, hay Document-to-Task, giúp nhận diện các hành động chỉ đạo từ file văn bản PDF hoặc Word để tạo danh sách công việc tương ứng. Gợi ý nhân sự phù hợp, hay Smart Assignee, đề xuất người thực hiện dựa trên vai trò, đơn vị và khối lượng công việc hiện tại, đảm bảo phân bổ công bằng.

Bên cạnh đó, hệ thống còn có khả năng cảnh báo nguy cơ trễ hạn dựa trên SLA và lịch sử xử lý tương tự, nhận diện điểm nghẽn khi phát hiện các khâu công việc bị tồn đọng kéo dài, và hỗ trợ điều phối nguồn lực khi phát hiện tình trạng quá tải hoặc chậm tiến độ ở một cá nhân hay đơn vị.

6 tiêu chí rõ ràng theo thời gian thực

Toàn bộ hệ thống hướng đến một phương châm xuyên suốt: Rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm và rõ thẩm quyền, tất cả cập nhật theo thời gian thực.

Với lãnh đạo cấp bộ, ban ngành, địa phương, đây là công cụ giúp nắm bắt thông tin theo thời gian thực, kiểm soát tiến độ và ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thực thi, thay vì báo cáo tổng hợp thủ công. Với lãnh đạo đơn vị, hệ thống tối ưu hóa quy trình phân giao công việc, đảm bảo minh bạch trách nhiệm và đánh giá hiệu suất công bằng dựa trên dữ liệu thực tế. Với cán bộ, công chức và người lao động, công việc được số hóa và đo lường rõ ràng, giúp họ dễ đạt KPI, được ghi nhận đúng năng lực và có nhiều cơ hội phát triển hơn.

Lộ trình triển khai thực tế

Kyta Platform được triển khai theo nguyên tắc chuẩn hóa trước, áp dụng sau, bắt đầu từ một đơn vị thí điểm trước khi nhân rộng có kiểm soát. Giai đoạn khảo sát và phân tích quy trình đặc thù thường kéo dài từ bốn đến sáu tuần, sau đó là tám đến mười tuần cấu hình, khởi tạo phân quyền, đào tạo và hướng dẫn sử dụng. Trong suốt quá trình vận hành, đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật hoạt động 24/7, đồng thời cập nhật hệ thống liên tục theo các quy định mới nhất của Chính phủ.

Trong quá trình này, danh mục công việc chuẩn đóng vai trò nền tảng: mỗi công việc chuẩn gắn với một sản phẩm đầu ra cụ thể, một người chịu trách nhiệm chính và một định mức thời gian xử lý, hạn chế tối đa việc đánh giá cảm tính. Phản hồi từ người dùng được ghi nhận liên tục trong từng giai đoạn để hiệu chỉnh và hoàn thiện trước khi mở rộng sang các đơn vị tiếp theo.

Kết luận

Bài toán mà nhiều cơ quan hành chính nhà nước đang đối mặt không phải là thiếu quyết tâm chuyển đổi số, mà là thiếu một nền tảng đủ liên thông để văn bản, nhiệm vụ và đánh giá cán bộ vận hành trên cùng một chuỗi dữ liệu. Kyta Platform, với ba ứng dụng eDLM, eTask, eKPI và sức mạnh AI xuyên suốt, được xây dựng để giải chính bài toán đó, đồng hành cùng định hướng đổi mới quản trị công việc mà Bộ Nội vụ và nhiều cơ quan khác đang theo đuổi trong kỷ nguyên số.

👉 Liên hệ Kyta Platform để được tư vấn lộ trình số hóa quản trị công việc cho cơ quan của bạn.

SẢN PHẨM TỪ FPT

🌐 kyta.fpt.com  |  ☎️ 1900.636.121 - ext 2  |  📧 support.kyta@fpt.com