Ngân Hàng Số Hóa Toàn Bộ Hợp Đồng Vay Và Thế Chấp Với Kyta ALM

Vấn đề: ba hệ thống, một bức tranh chưa hoàn chỉnh

Ngân hàng trong case study này đã phát triển qua nhiều năm mở rộng chi nhánh và nâng cấp hệ thống chưa bao giờ được hợp nhất hoàn toàn. Hợp đồng vay từ các chi nhánh cũ nằm trong kho lưu trữ giấy. Hợp đồng gần đây hơn được scan vào một hệ thống quản lý tài liệu không có metadata có cấu trúc. Một hệ thống quản lý khoản vay riêng biệt theo dõi tình trạng thanh toán nhưng không kết nối với chính các hợp đồng đã ký.

Điều này có nghĩa là để trả lời một câu hỏi tuân thủ đơn giản, có bao nhiêu hợp đồng thế chấp đang hoạt động vượt một ngưỡng rủi ro nhất định, cần phải đối chiếu thủ công cả ba nguồn, một quy trình có thể mất nhiều ngày và vẫn có nguy cơ bỏ sót những hợp đồng bị lọt giữa các hệ thống.

Giải pháp tạm thời của đội tuân thủ là một file Excel chạy liên tục, được cập nhật thủ công mỗi khi ai đó nhớ ra, nghĩa là bức tranh rủi ro danh mục mà ban lãnh đạo nhìn thấy thường đã lỗi thời nhiều tuần vào thời điểm nó đến được cuộc họp ra quyết định.

Triển khai: một nền tảng cho toàn bộ vòng đời

Kyta ALM được triển khai để hợp nhất toàn bộ danh mục vay và thế chấp của ngân hàng trên một nền tảng duy nhất bao phủ khởi tạo, phê duyệt, ký kết, các mốc phục vụ khoản vay và tất toán. Hợp đồng giấy cũ được số hóa và lập chỉ mục với metadata có cấu trúc trong quá trình di chuyển, để hợp đồng lịch sử trở nên tìm kiếm được như những hợp đồng mới được ký trực tiếp trên nền tảng.

Theo dõi vòng đời được cấu hình để tự động đánh dấu các mốc quan trọng, cửa sổ gia hạn, rà soát điều khoản thanh toán và ngày đáo hạn, thay thế những gì trước đây là nhắc nhở lịch thủ công rải rác trên hệ thống theo dõi riêng của từng chuyên viên tín dụng.

Việc di chuyển được sắp xếp có chủ đích, bắt đầu từ những danh mục hợp đồng rủi ro cao nhất và bị kiểm toán thường xuyên nhất, để ngân hàng thấy được giá trị tuân thủ ngay từ ngày đầu thay vì chờ hoàn tất di chuyển lịch sử toàn bộ trước khi có bất kỳ lợi ích nào xuất hiện.

Kết quả

Sau khi triển khai đầy đủ, đội tuân thủ của ngân hàng có thể truy xuất một gói kiểm toán hoàn chỉnh cho bất kỳ hợp đồng nào, hoặc bất kỳ danh mục hợp đồng nào, trong vài phút thay vì vài ngày. Các đợt thanh tra pháp lý trước đây cần một đội chuyên trách làm việc cả tuần để tổng hợp tài liệu giờ lấy trực tiếp từ kho lưu trữ được chứng nhận của Kyta ALM.

Khả năng hiển thị danh mục theo thời gian thực cho đội rủi ro và tuân thủ một góc nhìn hiện tại về tình trạng nghĩa vụ tại bất kỳ thời điểm nào, thay vì một bức ảnh chụp nhanh đã lỗi thời ngay khi được tổng hợp thủ công. Các cuộc họp lãnh đạo từng phải mở đầu bằng một lời lưu ý về độ mới của dữ liệu giờ làm việc với những con số chính xác tính đến sáng hôm đó.

Vì sao điều này quan trọng khi bước vào quý 4

Ngân hàng thường đối mặt với sự giám sát tăng cao trong quý cuối cùng của năm, khi thời hạn báo cáo pháp lý cuối năm hội tụ cùng một làn sóng gia hạn khoản vay và rà soát danh mục mới. Các tổ chức vẫn đang chạy trên hệ thống phân mảnh có xu hướng trải qua mùa kiểm toán căng thẳng nhất của họ đúng vào khoảng thời gian này.

Với ngân hàng trong case study này, việc có Kyta ALM vận hành đầy đủ từ trước quý 4 nghĩa là bước vào mùa báo cáo cuối năm với một hệ thống đã tạo ra tài liệu sẵn sàng kiểm toán như một sản phẩm phụ của vận hành thông thường, thay vì phải chạy đua tái dựng nó dưới áp lực thời hạn.

Vì sao điều này quan trọng với ngành tài chính nói chung

Ngân hàng và tổ chức tài chính hoạt động dưới một trong những sự giám sát pháp lý nghiêm ngặt nhất trong mọi ngành, và chi phí của việc quản lý hợp đồng phân mảnh tăng theo quy mô. Những gì mất nhiều ngày để tổng hợp trong case study này sẽ mất lâu hơn nữa ở các tổ chức có danh mục lớn hơn, cũ hơn hoặc trải rộng địa lý hơn.

Với lãnh đạo ngành tài chính đang đánh giá nơi nào việc hợp nhất mang lại lợi ích rõ ràng nhất, quản lý hợp đồng vay và thế chấp thường là điểm khởi đầu có tác động cao nhất, chính xác vì sẵn sàng kiểm toán không phải là tùy chọn trong ngành này, đó là một yêu cầu vận hành liên tục thay vì một dự án định kỳ.

Điều mà các chuyên viên tín dụng nhận ra đầu tiên

Trong khi sẵn sàng kiểm toán và tuân thủ là những kết quả nổi bật nhất, các chuyên viên tín dụng làm việc trực tiếp với danh mục hằng ngày lại nhận ra điều gì đó tức thời hơn: họ không còn để mất dấu từng hợp đồng riêng lẻ. Trước khi di chuyển, một chuyên viên tín dụng quản lý hàng chục quan hệ đang hoạt động phải dựa vào trí nhớ, file Excel cá nhân, và nhắc nhở lịch để biết khi nào một cửa sổ gia hạn sắp đến hoặc một rà soát điều khoản sắp đến hạn.

Với Kyta ALM, việc theo dõi đó trở nên tự động và được chia sẻ. Một chuyên viên tín dụng nghỉ phép không còn đồng nghĩa với một khoảng trống trong việc theo dõi, vì hệ thống, chứ không phải ghi chú cá nhân của một người, giữ lịch trình chính thức về những gì cần chú ý và khi nào. Điều này hóa ra quan trọng không kém đối với việc quản lý quan hệ hằng ngày so với tuân thủ chính thức.

Bài học cho các ngân hàng đang ở giai đoạn đầu hành trình này

Các ngân hàng đang cân nhắc một sự hợp nhất tương tự thường hỏi liệu bản thân việc di chuyển có tạo ra nhiều rủi ro hơn là giải quyết hay không, di chuyển hàng nghìn văn bản pháp lý sang một hệ thống mới không phải là quyết định nên xem nhẹ. Cách sắp xếp trình tự được dùng trong case study này, bắt đầu từ những danh mục rủi ro cao nhất và chứng minh giá trị trước khi di chuyển toàn bộ kho lưu trữ lịch sử, chính là câu trả lời thực tế cho mối lo đó.

Cũng nên để đội tuân thủ và kiểm toán tham gia sớm vào việc xác định metadata và cấu trúc nào mà hợp đồng được di chuyển cần có, thay vì xem số hóa như một bài tập thuần túy kỹ thuật. Những hợp đồng có metadata phong phú, tìm kiếm tốt nhất trong quá trình di chuyển chính là những hợp đồng mang lại giá trị lớn nhất trong đợt kiểm toán tiếp theo, và làm đúng điều này ngay từ đầu tránh được một dự án lập chỉ mục lại tốn kém về sau.

Với ngân hàng trong case study này, khoản đầu tư vào Kyta ALM đã hoàn vốn không chỉ qua thời gian tiết kiệm được cho đội tuân thủ, mà còn qua việc giảm rủi ro danh tiếng và pháp lý mà một lỗ hổng tuân thủ bị phát hiện trong một đợt thanh tra công khai có thể gây ra.