Số hóa 5.000 Hợp đồng thuê trong 45 ngày hoàn toàn khả thi với Kyta Platform

Khi quy mô tăng, hợp đồng càng nhiều - và rủi ro càng lớn nếu quy trình quản lý vẫn còn phụ thuộc vào email, file Excel và chữ ký tay. Đây chính là bài toán mà một trong những tập đoàn bất động sản hàng đầu Việt Nam phải đối mặt khi hệ thống cho thuê thương mại của họ vượt qua ngưỡng 5.000 hợp đồng mỗi năm.

Bối cảnh: Quy trình hợp đồng bị sát lực khi mở rộng

Với hàng chục tòa nhà văn phòng, khu thương mại và mặt bằng bán lẻ trải dài từ Hà Nội đến Thành phố Hồ Chí Minh, tập đoàn phải xử lý hàng nghìn hợp đồng mỗi năm - mỗi hợp đồng lại có điều khoản thuê riêng biệt, chu kỳ thanh toán khác nhau và các yêu cầu pháp lý đặc thù theo từng địa điểm.

Trước khi triển khai Kyta Platform, đội ngũ pháp lý và vận hành của tập đoàn gần như hoạt động toàn bộ bằng quy trình thủ công:

• Biên soạn hợp đồng trên Word, gửi qua email để lấy chữ ký nhiều cấp

• Theo dõi hạn hợp đồng bằng Excel, cập nhật thủ công từng dòng

• Lưu trữ bản scan PDF rời rạc, không có chỉ số số hóa tập trung

• Cảnh báo gia hạn hợp đồng phụ thuộc vào ký ức cá nhân của nhân viên phụ trách

• Khi tranh chấp xảy ra, mất nhiều ngày để truy xuất và đối chiếu chứng từ

Kết quả: hợp đồng bị trễ hạn, nghĩa vụ không được theo dõi đầy đủ, và đội ngũ pháp lý liên tục rơi vào tình trạng xử lý sự cố thay vì chủ động quản trị rủi ro.

Câu hỏi đặt ra: Có thể số hóa toàn bộ quy trình hợp đồng thuê - từ biên soạn đến ký kết đến theo dõi nghĩa vụ - mà không cần thay thế toàn bộ cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại?

Giải pháp: Kyta Platform - Triển khai nhanh, tích hợp sâu

Sau quá trình khảo sát nhu cầu, tập đoàn lựa chọn Kyta Platform - giải pháp quản lý vòng đời hợp đồng (Contract Lifecycle Management, CLM) của FPT IS - với hai tiêu chí bắt buộc: thời gian go-live dưới 60 ngày và khả năng tích hợp vào hệ thống ERP hiện có.

Kyta Platform được triển khai theo mô hình ba giai đoạn rõ ràng:

Giai đoạn 1 (Tuần 1 - 2): Cấu hình nền tảng và Nhập liệu hợp đồng 

• Thiết lập cấu trúc phân loại hợp đồng theo loại tài sản, địa điểm và kỳ hạn

• Số hóa toàn bộ 5.000 hợp đồng thuê còn hiệu lực từ file PDF và Excel cũ

• Gán metadata đầy đủ: thông tin bên thuê, điều kiện gia hạn, nghĩa vụ thanh toán, điều khoản phạt vi phạm

Giai đoạn 2 (Tuần 3 - 4): Số hóa Quy trình Biên soạn và Ký kết

• Cấu hình mẫu hợp đồng động, chỉnh biên theo từng loại tài sản bất động sản

• Thiết lập luồng phê duyệt đa cấp trên Kyta eFlow: pháp lý - giám đốc chi nhánh - pháp chế tập đoàn

• Tích hợp Kyta Signature cho chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tuân theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

• Kích hoạt xác minh danh tính khách thuê tự động qua eKYC tích hợp

Giai đoạn 3 (Tuần 5 - 6): Kích hoạt Theo dõi Nghĩa vụ và Báo cáo

• Bật hệ thống cảnh báo tự động 90, 60 và 30 ngày trước khi hết hạn hợp đồng

• Cấu hình theo dõi nghĩa vụ cụ thể: tiền thuê, phí dịch vụ, bảo hiểm, lịch kiểm tra định kỳ

• Kết nối dữ liệu hợp đồng vào hệ thống ERP để đối chiếu thanh toán tự động

• Xây dựng dashboard báo cáo tổng hợp theo tài sản, địa điểm và trạng thái hợp đồng

Kết quả: 45 Ngày, 5.000 Hợp đồng, một Hệ thống thống nhất

Sau 45 ngày triển khai, Kyta Platform đã đi vào vận hành đầy đủ với toàn bộ danh mục hợp đồng thuê của tập đoàn:

• 100% hợp đồng thuê được lưu trữ tập trung, có thể truy xuất trong dưới 30 giây

• Thời gian biên soạn đến ký kết giảm từ trung bình 7 ngày xuống còn 1 ngày làm việc

• Cảnh báo tự động: hết hạn hợp đồng, cửa sổ gia hạn, vi phạm lịch thanh toán

• Đội ngũ pháp lý giảm 60% thời gian xử lý thủ tục hành chính liên quan hợp đồng

• Báo cáo kiểm toán có thể trích xuất trong vài phút thay vì vài ngày

Điều quan trọng hơn các con số: tập đoàn không cần thay thế hệ thống ERP hay chuyển đổi toàn bộ cơ sở hạ tầng hiện có. Kyta Platform hoạt động như một lớp quản trị hợp đồng đặt trên các hệ thống sẵn có, bổ sung logic quản lý vòng đời mà các công cụ chung năng không có.

Các Tính năng Kyta Platform được sử dụng trong dự án

Dự án này sử dụng tích hợp nhiều tính năng cốt lõi của Kyta Platform:

• Kyta ALM (Agreement Lifecycle Management): quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng từ biên soạn đến thanh lý

• Kyta eFlow: thiết kế và vận hành luồng phê duyệt đa cấp linh hoạt theo cấu trúc tổ chức

• Kyta Signature: chữ ký điện tử có giá trị pháp lý, tích hợp VNEID và hỗ trợ ký hàng loạt

• Kyta eRequest: tiếp nhận và xử lý yêu cầu gia hạn, điều chỉnh hợp đồng từ phía khách thuê

• eKYC: xác minh danh tính khách thuê tự động, giảm thiểu rủi ro ký kết với đối tác chưa được xác thực

• Audit log chống giả mạo: ghi nhận mọi thay đổi trên hợp đồng kèm dấu thời gian và tài khoản thao tác

Bài học rút ra cho các Doanh nghiệp 

Dự án này không chỉ là một câu chuyện công nghệ. Đây là bằng chứng rằng quy trình quản trị hợp đồng có thể được số hóa nhanh, toàn diện và không gây gián đoạn nếu chọn đúng giải pháp.

Ba bài học chính từ quá trình triển khai:

1. Số hóa hợp đồng không đồng nghĩa với thay thế toàn bộ hệ thống

Kyta Platform được thiết kế để tích hợp vào môi trường ERP, HRM và SAP hiện có - không yêu cầu thay thế nền tảng cũ. Điều này giảm đáng kể rủi ro chuyển đổi và chi phí triển khai ban đầu.

2. Tuân thủ pháp lý không phải gánh nặng nếu được xây dựng đúng từ đầu

Việc nhúng Kyta Signature và cơ chế ký điện tử tuân theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP không làm phức tạp thêm quy trình - ngược lại, nó đơn giản hóa toàn bộ luồng xử lý bằng cách loại bỏ hoàn toàn các bước xử lý tài liệu vật lý.

3. Dữ liệu hợp đồng là tài sản chiến lược

Khi toàn bộ dữ liệu hợp đồng được tập trung và có cấu trúc, bộ phận pháp lý, tài chính và quản lý tài sản có thể phối hợp với nhau theo thời gian thực - thay vì chờ đợi báo cáo thủ công hoặc truy tìm tài liệu qua nhiều phòng ban.

Sẵn sàng số hóa quy trình hợp đồng của bạn?

Kyta Platform sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp bất động sản, chủ đầu tư và đơn vị quản lý tài sản số hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng - nhanh, toàn diện và tuân thủ pháp lý Việt Nam.

Liên hệ đội ngũ Kyta Platform để được tư vấn giải pháp phù hợp: kyta.fpt.com  |  1900.636.191 phím 3  |  customersupport@fpt.com