Từ Giấy tờ đến Nền tảng: Ngân hàng Hàng đầu Giảm 75% Thời gian Xử lý Hợp đồng với Kyta ALM

Bối cảnh: Khi hợp đồng là công cụ vận hành, không chỉ là tài liệu pháp lý

Trong lĩnh vực dịch vụ tài chính, hợp đồng không chỉ là văn bản pháp lý: chúng là công cụ vận hành cốt lõi. Một thỏa thuận vay xác định dòng tiền và điều kiện thu hồi nợ. Một hợp đồng dịch vụ quản lý toàn bộ quan hệ khách hàng trong suốt vòng đời sản phẩm. Một thỏa thuận bảo hiểm gắn liền với nghĩa vụ pháp lý từ cả hai phía. Khi bất kỳ thỏa thuận nào trong số này không được xử lý đúng hạn, không được sửa đổi chính xác hoặc không có đủ bằng chứng pháp lý rõ ràng, hậu quả không dừng lại ở mức hành chính: nó lan rộng sang tài chính, danh tiếng và quan hệ với cơ quan quản lý.

Ngân hàng trong case study này là một trong 10 ngân hàng thương mại lớn nhất Việt Nam tính theo tổng tài sản, vận hành mạng lưới hơn 200 chi nhánh trên toàn quốc với danh mục hàng chục nghìn thỏa thuận khách hàng đang hoạt động: bao gồm thỏa thuận vay, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng dịch vụ tài khoản và các thỏa thuận liên ngân hàng. Mỗi ngày làm việc, đội pháp chế và vận hành phải xử lý hàng trăm yêu cầu sửa đổi, gia hạn và chấm dứt: phân tán trên các hệ thống chi nhánh không kết nối với nhau, chuỗi email và hồ sơ vật lý. Thời gian xử lý trung bình cho mỗi thỏa thuận: 8 ngày làm việc.

Hai bài toán cùng lúc: Hiệu quả vận hành và Tuân thủ pháp lý

Ngân hàng đồng thời đối mặt với hai áp lực riêng biệt nhưng liên quan chặt chẽ. Về vận hành: quy trình thủ công và phân tán đang tạo ra những nút thắt nghiêm trọng trong dịch vụ khách hàng. Khách hàng cần sửa đổi hợp đồng phải chờ trung bình 8 ngày: một khoảng thời gian không thể chấp nhận trong thị trường ngân hàng cạnh tranh cao. Đội pháp chế tốn phần lớn thời gian cho công việc hành chính thủ công thay vì tư vấn chiến lược.

Về tuân thủ: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đang nâng chuẩn yêu cầu lưu trữ hồ sơ số và khả năng báo cáo kiểm toán theo thời gian thực. Hệ thống phân tán hiện tại: với dữ liệu nằm trên nhiều hệ thống chi nhánh, nhiều kho email và nhiều tủ hồ sơ vật lý: không thể đáp ứng yêu cầu này. Mỗi cuộc kiểm toán của NHNN đòi hỏi nhiều tuần chuẩn bị thủ công từ hơn 200 chi nhánh, tốn kém cả nhân lực lẫn thời gian quản lý.

Thách thức di chuyển dữ liệu: 50.000 hợp đồng giấy kế thừa

Một trong những thách thức lớn nhất trong dự án chuyển đổi của ngân hàng không phải là triển khai hệ thống mới: mà là di chuyển hơn 50.000 hợp đồng giấy kế thừa vào kho số có cấu trúc. Những hợp đồng này trải dài qua nhiều thập kỷ, được lưu trữ dưới nhiều định dạng khác nhau, và chứa thông tin thiết yếu cần được số hóa, trích xuất và lập chỉ mục để có thể tìm kiếm và truy xuất hiệu quả.

Trong phương án truyền thống, khối lượng này sẽ đòi hỏi một đội nhập liệu thủ công làm việc trong nhiều tháng với chi phí đáng kể và tỷ lệ lỗi cao không thể tránh khỏi. Kyta Intelligent giải quyết bài toán này bằng lớp trích xuất dữ liệu AI: tự động quét, nhận dạng và trích xuất thông tin cấu trúc từ hợp đồng scan: tên các bên, số hợp đồng, ngày ký, điều khoản chính, ngày hết hạn và nghĩa vụ định kỳ: rồi lập chỉ mục vào kho số trong 6 tuần thay vì 6 tháng.

Giải pháp: Kyta ALM thống nhất toàn bộ vòng đời thỏa thuận

Kyta Platform triển khai Kyta ALM: Agreement Lifecycle Management: để thống nhất toàn bộ vòng đời thỏa thuận của ngân hàng trên một nền tảng duy nhất. Giai đoạn đầu tiên là di chuyển dữ liệu: lớp trích xuất AI của Kyta Intelligent xử lý và nhập hơn 50.000 hợp đồng giấy kế thừa vào kho số có cấu trúc, có thể tìm kiếm trong 6 tuần. Giai đoạn thứ hai là chuẩn hóa quy trình mới: tất cả các luồng tạo hợp đồng mới, sửa đổi, gia hạn và chấm dứt được chuyển sang Kyta ALM với định tuyến phê duyệt tự động và SLA rõ ràng cho từng loại yêu cầu. Giai đoạn thứ ba là triển khai bảng điều khiển tuân thủ thời gian thực cho tất cả 200+ quản lý chi nhánh.

Kết quả sau 6 tháng vận hành

• Giảm 75% thời gian xử lý thỏa thuận trung bình: từ 8 ngày làm việc xuống còn 2 ngày làm việc.

• Giảm 98% lỗi nhập dữ liệu thủ công khi sửa đổi thỏa thuận: loại bỏ hoàn toàn lỗi do sao chép và nhập lại thông tin.

• 50.000+ hợp đồng kế thừa được số hóa và lập chỉ mục đầy đủ trong kho số có cấu trúc trong 6 tuần.

• Bảng điều khiển tuân thủ thời gian thực cho 200+ quản lý chi nhánh, thay thế báo cáo thủ công hàng tháng.

• Thời gian chuẩn bị cho kiểm toán NHNN giảm từ 3 đến 4 tuần xuống còn dưới 1 ngày.

• Đạt tuân thủ đầy đủ theo Nghị định 337 và yêu cầu lưu trữ hồ sơ số của NHNN.

• Năng lực đội pháp chế trung tâm tăng 35%: được chuyển từ xử lý hành chính sang tư vấn chiến lược.

Bài học: Quy mô không phải rào cản: nó là lý do để hành động sớm

Case study này minh họa một nguyên tắc quan trọng mà nhiều tổ chức lớn thường hiểu ngược: quy mô không làm cho việc chuyển đổi khó hơn: nó làm cho chi phí của việc không chuyển đổi lớn hơn. Một ngân hàng với 200+ chi nhánh và 50.000+ hợp đồng đang chịu chi phí vận hành quy trình thủ công theo cấp số nhân với quy mô đó. Khi phép tính được làm rõ, ROI của việc triển khai Kyta ALM trở nên không thể bác bỏ.

Điều quan trọng không kém là: sự chuyển đổi này không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh thường ngày. Kyta Platform thiết kế lộ trình triển khai theo từng giai đoạn: di chuyển dữ liệu trước, chuẩn hóa quy trình mới song song, triển khai bảng điều khiển sau: đảm bảo rằng trong suốt quá trình chuyển đổi, mọi thỏa thuận khách hàng vẫn được xử lý đúng hạn và không có gián đoạn nào ảnh hưởng đến dịch vụ.