Chi Phí Ẩn Của Vận Hành Phân Mảnh: CFO Cần Biết Gì Trước Kỳ Ngân Sách 2027

Mọi giám đốc tài chính đều nắm rõ chi phí của các hệ thống đang có: phí bản quyền, chi phí triển khai, nhân sự IT và vận hành. Những con số này hiển thị rõ ràng, được kiểm toán và được tranh luận trong mỗi kỳ lập ngân sách. Nhưng con số tốn kém hơn lại là con số không báo cáo nào thể hiện: chi phí của những công việc rơi vào khoảng hổng giữa các hệ thống.

Khi doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp FDI bước vào giai đoạn lập kế hoạch 2027, dòng chi phí vô hình này xứng đáng có một vị trí trong chương trình họp ngân sách của ban điều hành. Không phải vì nó mới xuất hiện, mà vì nó lớn dần lên sau mỗi công cụ mới được mua để giải quyết một vấn đề cục bộ.

Phân mảnh thực sự tốn bao nhiêu?

Tổ chức World Commerce & Contracting (WorldCC), phối hợp cùng Deloitte phân tích dữ liệu từ hơn 1.200 tổ chức, ước tính doanh nghiệp trung bình hao hụt 8,6% giá trị hợp đồng do quy trình giao kết và quản lý hợp đồng kém hiệu quả. Nhóm dẫn đầu giữ mức hao hụt chỉ nhỉnh hơn 3%. Nhóm yếu nhất mất hơn 20%.

Với một CFO, chính khoảng chênh lệch này mới là câu chuyện đáng chú ý. Hai doanh nghiệp có doanh thu, danh mục hợp đồng và đội ngũ tương đương vẫn có thể kết thúc năm với khoảng cách giá trị vài điểm phần trăm, chỉ vì một bên vận hành các thỏa thuận qua một quy trình kết nối, còn bên kia vận hành qua hộp thư, bảng tính và trí nhớ của từng người.

Nghiên cứu năm 2025 của WorldCC còn đưa ra một dấu hiệu khác: dữ liệu liên quan đến hợp đồng trung bình nằm rải rác trên 24 hệ thống. Khi thông tin nằm ở 24 nơi, không ai thực sự nắm được toàn cảnh.

Giá trị bị rò rỉ ở đâu?

Phân mảnh hiếm khi trông giống một cuộc khủng hoảng. Nó trông giống rào cản rất bình thường, và có ba biểu hiện lặp đi lặp lại.

1. Độ trễ phê duyệt. Một đề nghị mua sắm chờ chữ ký của quản lý đang đi công tác. Một hợp đồng nằm trong hàng chờ của phòng pháp chế vì không ai đánh dấu khẩn. Trễ phê duyệt là việc nhỏ, nhưng nhân lên với hàng trăm giao dịch mỗi tháng sẽ thành chu kỳ bị mất hàng tuần, nhà cung cấp được kích hoạt chậm và thương vụ chốt muộn cả một quý.

2. Dữ liệu nhập lại nhiều lần. Cùng một hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp hay nhân viên được gõ vào CRM, ERP, hệ thống nhân sự và một bảng tính. Mỗi bản sao là một cơ hội sai sót. Mỗi sai sót cần người tìm và sửa, và có những sai sót không bao giờ được phát hiện.

3. Nghĩa vụ bị bỏ quên. Sau khi ký, nhiều hợp đồng được cất vào thư mục rồi bị lãng quên. Ngày gia hạn trôi qua. Điều khoản điều chỉnh giá tự kích hoạt mà không ai hay. Cam kết chất lượng dịch vụ bị vi phạm nhưng khoản phạt không được yêu cầu. Dữ liệu của WorldCC cho thấy đây không phải trường hợp cá biệt, mà là nơi phần lớn giá trị bị hao hụt.

Không biểu hiện nào trong số này xuất hiện thành một dòng riêng trên báo cáo kết quả kinh doanh. Chúng bị hấp thụ vào chu kỳ dài hơn, nhân sự nhiều hơn, các khoản xóa sổ và những khoản tiết kiệm bị bỏ lỡ.

Vì sao mua thêm công cụ chưa giải quyết được vấn đề?

Phần lớn doanh nghiệp đã phản ứng với những vấn đề này một cách thiện chí: một công cụ ký ở chỗ này, một ứng dụng quy trình ở chỗ kia, thêm một phân hệ trong ERP. Mỗi lần mua giải quyết vấn đề của một phòng ban. Nhưng cộng lại, chúng làm tăng số hệ thống mà quy trình tiếp theo phải đi qua.

Đây là nghịch lý mà nhiều CIO đang nhắc đến: tổ chức đã số hóa nhiều hơn so với năm năm trước, nhưng quy trình đầu cuối không nhanh hơn, vì khoảng trống giữa các công cụ đã tăng lên.

Với doanh nghiệp FDI, vấn đề còn phức tạp hơn. Công ty con tại Việt Nam có thể vận hành ký số và định danh điện tử đúng quy định trong nước, trong khi trụ sở khu vực yêu cầu báo cáo theo định dạng riêng và phê duyệt theo ma trận phân quyền riêng. Khi không có một lớp vận hành chung, chính đội ngũ tại chỗ trở thành lớp tích hợp, bằng tay.

Từ công cụ đến điều phối

BOAT (Business Orchestration and Automation Technologies, tạm dịch: công nghệ điều phối và tự động hóa kinh doanh) mô tả một cách tiếp cận khác. Thay vì thêm một giải pháp điểm, BOAT kết nối con người, dữ liệu, tài liệu và quyết định trên chính các hệ thống doanh nghiệp đang dùng, để một quy trình chạy từ đầu đến cuối trong một luồng được quản trị thống nhất.

Trên thực tế, một lớp điều phối làm được bốn việc:

• Hiển thị mọi quy trình: ai đang giữ yêu cầu, đã chờ bao lâu, điểm nào đang tắc.

• Thu thập dữ liệu một lần và tái sử dụng qua các bước, các hệ thống.

• Áp dụng quy tắc nhất quán: ngưỡng phê duyệt, kiểm tra tuân thủ, xác thực danh tính.

• Lưu vết kiểm toán ngay từ thiết kế, thay vì dựng lại khi đến mùa kiểm toán.

Cấu hình low-code và no-code đóng vai trò quan trọng ở đây, vì nó cho phép khối vận hành và IT điều chỉnh các luồng này trong vài ngày, thay vì mở một dự án phát triển mới mỗi khi hoạt động kinh doanh thay đổi.

Định lượng chi phí ẩn như thế nào?

Ban điều hành không cần một mô hình hoàn hảo để bắt đầu. Một ước tính ban đầu thực tế dùng ba câu hỏi cho mỗi quy trình trọng yếu, chẳng hạn mua sắm đến thanh toán, giao kết hợp đồng khách hàng hay tiếp nhận nhân sự:

• Chu kỳ: từ khi có yêu cầu đến khi hoàn tất mất bao nhiêu ngày, và mỗi ngày trễ tốn bao nhiêu?

• Điểm chạm: cùng một dữ liệu được nhập hoặc kiểm tra thủ công bao nhiêu lần?

• Mức phơi nhiễm: bao nhiêu hợp đồng đang hiệu lực có ngày gia hạn, nghĩa vụ hoặc điều khoản phạt mà không hệ thống nào theo dõi?

Nhân các câu trả lời với khối lượng giao dịch, chi phí ẩn sẽ không còn ẩn. Ở phần lớn tổ chức, hai đến ba quy trình chiếm phần lớn giá trị hao hụt, và đó cũng là điểm khởi đầu tự nhiên.

Mang gì vào cuộc họp ngân sách 2027?

Phân mảnh không phải một hạng mục chi phí IT. Nó thuộc cùng cuộc thảo luận với vốn lưu động, biên lợi nhuận và rủi ro. Những nhà lãnh đạo nhìn nhận theo cách đó thường đưa ra ba quyết định:

• Chỉ định người chịu trách nhiệm cho quy trình đầu cuối, không chỉ cho từng hệ thống.

• Đầu tư lớp điều phối trước khi mua thêm một công cụ điểm.

• Theo dõi một nhóm nhỏ chỉ số vận hành, như chu kỳ xử lý và mức hao hụt giá trị hợp đồng, với kỷ luật như các chỉ số tài chính.

Khoảng cách giữa mức hao hụt 3% và 8,6% không phải khoảng cách công nghệ. Đó là khoảng cách về mô hình vận hành, và hoàn toàn có thể được thu hẹp một cách chủ động.

Kyta Platform, do FPT IS phát triển trên tư duy BOAT, giúp doanh nghiệp kết nối định danh điện tử, phê duyệt, ký số và quản lý hợp đồng thành một luồng vận hành thống nhất, trên chính các hệ thống sẵn có.

Kyta Platform - kyta.fpt.com | ☎ 1900.636.121 ext 2 | ✉ support.kyta@fpt.com