Chuyển đổi dữ liệu hợp đồng: Từ dữ liệu rời rạc đến tài sản chiến lược

Trong kỷ nguyên số, hợp đồng không chỉ là giấy tờ pháp lý mà còn là “nguồn dữ liệu sống” gắn liền với vận hành và quan hệ kinh doanh. Thế nhưng, theo World Commerce & Contracting Research, có đến 80% dữ liệu hợp đồng hiện ở dạng phi cấu trúc, khó khai thác hiệu quả.

Điều đó khiến việc quản lý thủ công trở nên lạc hậu. Chỉ khi dữ liệu được bóc tách, chuẩn hóa và trực quan hóa, hợp đồng mới phát huy hết giá trị chiến lược. Đây chính là lý do chuyển đổi dữ liệu hợp đồng trở thành bước nền tảng khi doanh nghiệp triển khai hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (Contract Lifecycle Management - CLM).

Chuyển đổi dữ liệu hợp đồng là gì?

Chuyển đổi dữ liệu hợp đồng là quá trình đưa toàn bộ hợp đồng hiện có – từ file rời rạc, bảng tính, hệ thống cũ hoặc thậm chí kho lưu trữ giấy – vào một nền tảng quản lý tập trung.

Quá trình này không chỉ dừng ở việc “chuyển nhà” dữ liệu, mà còn tái cấu trúc để biến thông tin rời rạc thành tài sản có thể tìm kiếm, phân tích và sử dụng cho ra quyết định. Từ đó, doanh nghiệp có thể:

• Nâng cao khả năng tiếp cận dữ liệu

• Chuẩn hóa và loại bỏ sai lệch

• Tăng tốc phân tích hiệu quả hợp đồng

• Hỗ trợ quyết định chiến lược kịp thời
  
  

Vì sao chuyển đổi dữ liệu hợp đồng quan trọng?

Một dự án chuyển đổi thành công mang lại nhiều giá trị cho đội ngũ pháp chế, tài chính, mua sắm và cả lãnh đạo doanh nghiệp:

1. Tạo nguồn dữ liệu thống nhất

Các phòng ban không còn phải truy cập hàng chục hệ thống khác nhau. Tất cả cùng làm việc trên dữ liệu mới nhất, giảm xung đột và tăng tốc xử lý.

2. Thúc đẩy phối hợp liên phòng ban

Khi hợp đồng trở thành dữ liệu, đội ngũ pháp chế, tài chính, mua sắm hay bán hàng đều có thể cộng tác dễ dàng, giảm tắc nghẽn, rút ngắn thời gian chốt giao dịch.

3. Tăng cường tuân thủ và quản trị rủi ro

Trong quá trình chuyển đổi, những điều khoản hết hạn, nghĩa vụ bị bỏ sót hay điều khoản vi phạm quy định sẽ được phát hiện và xử lý. Đây là bước quan trọng để giảm rủi ro pháp lý.

4. Giải phóng thời gian cho bộ phận pháp chế

Thay vì mất công xử lý thủ tục hành chính, đội ngũ luật sư có thể tập trung vào tư vấn chiến lược và các vấn đề giá trị cao hơn.

5. Lợi ích dài hạn

Khi dữ liệu được tổ chức, ban lãnh đạo có cơ sở chắc chắn để ra quyết định. Đồng thời, việc thay thế hợp đồng giấy bằng hợp đồng điện tử cũng giúp tiết kiệm hàng triệu tờ giấy và giảm phát thải CO₂ đáng kể.

Sai lầm thường gặp khi chuyển đổi dữ liệu hợp đồng

Thực tế có đến 83% dự án chuyển đổi dữ liệu thất bại hoặc vượt quá thời gian và ngân sách ban đầu. Những nguyên nhân phổ biến gồm:

• Xem nhẹ chất lượng dữ liệu gốc, dẫn đến nhập vào hệ thống mới dữ liệu sai hoặc thiếu

• Chỉ coi chuyển đổi là nhiệm vụ kỹ thuật mà bỏ qua giá trị chiến lược

• Thiếu quy định rõ ràng về phân quyền, bảo mật, quy trình phê duyệt trước khi chuyển đổi

• Dự báo chi phí và nguồn lực chưa đầy đủ, dẫn đến phát sinh ngoài kế hoạch
  
  

Làm thế nào để thành công?

Một lộ trình chuyển đổi hiệu quả thường trải qua 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch
Xác định mục tiêu rõ ràng, kiểm kê toàn bộ hợp đồng, phân loại giá trị và mức độ ưu tiên. Bắt đầu thử nghiệm với một nhóm hợp đồng nhỏ trước khi mở rộng.

Giai đoạn 2: Chọn nền tảng phù hợp
Lựa chọn hệ thống CLM thông minh có khả năng bóc tách dữ liệu, tự động chuẩn hóa và tích hợp với các hệ thống khác như CRM, ERP.

Giai đoạn 3: Chuẩn hóa và khai thác dữ liệu
Áp dụng công nghệ nhận diện ký tự (OCR) và bóc tách dữ liệu để trích xuất điều khoản, nghĩa vụ, ngày hết hạn, giá trị hợp đồng. Xây dựng dashboard trực quan để hỗ trợ ra quyết định tức thời.

Câu hỏi thường gặp

Quá trình chuyển đổi mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc vào số lượng và độ phức tạp của hợp đồng. Trung bình có thể dao động từ vài tuần đến vài tháng.

Nên ưu tiên chuyển đổi loại hợp đồng nào trước?
Các hợp đồng có giá trị lớn, tần suất cao hoặc liên quan nhiều đến tuân thủ pháp lý nên được xử lý đầu tiên.

Làm sao đảm bảo bảo mật dữ liệu khi chuyển đổi?
Doanh nghiệp cần nền tảng đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật, mã hóa nhiều lớp và phân quyền chi tiết cho từng vai trò.

Chuyển đổi có giúp tự động hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng không?
Chuyển đổi là bước đầu tiên. Khi dữ liệu đã chuẩn hóa, hệ thống CLM sẽ hỗ trợ tự động hóa từ khâu soạn thảo, phê duyệt đến ký kết và gia hạn.

Với Kyta Platform, chuyển đổi dữ liệu hợp đồng không chỉ là thay đổi kỹ thuật mà là bước ngoặt chiến lược, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị từ mỗi thỏa thuận và mở đường cho quản trị hợp đồng hiện đại.