7 nguyên tắc thực tiễn để quản lý thay đổi hợp đồng hiệu quả và vai trò của công nghệ

Thay đổi hợp đồng là điều không thể tránh khỏi. Nhưng nếu không được quản lý đúng cách có thể khiến tiến độ bị chậm, rủi ro tăng cao và mối quan hệ hợp tác bị ảnh hưởng. Trong bài viết này, Kyta Platform chia sẻ 7 nguyên tắc thực tiễn đã được kiểm chứng giúp doanh nghiệp xử lý thay đổi hợp đồng một cách nhanh chóng, chính xác và linh hoạt cùng với cách công nghệ giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình.

Xây dựng quy trình và nguyên tắc rõ ràng

Doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình chuẩn để xử lý các thay đổi hợp đồng. Quy trình này nên nêu rõ:

• Ai có quyền khởi tạo thay đổi

• Các bước cần thiết để xem xét và phê duyệt

• Biểu mẫu và tài liệu cần sử dụng để theo dõi và lưu trữ

Với Kyta Platform, các quy trình này có thể được tích hợp vào luồng xử lý tự động, đảm bảo mọi bộ phận đều tuân thủ đúng trình tự.

Lưu trữ tập trung và nhất quán

Hãy tránh tình trạng thay đổi bị thất lạc trong email, file rời hoặc các kênh rời rạc. Tất cả phiên bản, phụ lục và trao đổi liên quan nên được lưu trữ tại một nơi duy nhất, có thể tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng truy xuất.

Kyta Platform hỗ trợ lưu trữ tập trung, gắn thẻ và đánh dấu thời gian cho từng thay đổi để đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm tra.

Giao tiếp rõ ràng và minh bạch

Tất cả các bên liên quan cần hiểu rõ điều gì đang thay đổi, lý do thay đổi và ảnh hưởng ra sao. Thiếu thông tin chính là nguyên nhân hàng đầu khiến các hợp đồng phát sinh tranh chấp.

Giao diện cộng tác trên Kyta Platform cho phép các bên trực tiếp bình luận, chỉnh sửa và giải thích ngay trên tài liệu hợp đồng.

Chủ động đánh giá rủi ro từ sớm

Mỗi thay đổi đều có thể phát sinh rủi ro mới. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ tác động đến chi phí, tiến độ, tuân thủ hoặc trách nhiệm pháp lý. Nếu có thể, hãy thiết lập sẵn các phương án dự phòng hoặc điều khoản xử lý trong mẫu hợp đồng.

Kyta Platform giúp doanh nghiệp sử dụng thư viện điều khoản mẫu và các công cụ đánh dấu rủi ro để phát hiện và xử lý sớm.

Kết nối đầy đủ giữa pháp lý, nghiệp vụ và vận hành

Thay đổi hợp đồng ảnh hưởng đến nhiều bộ phận khác nhau. Cần đưa các nhóm như pháp chế, tài chính, mua sắm, vận hành cùng tham gia ngay từ đầu để tránh tắc nghẽn về sau.

Kyta Platform cho phép thiết lập phân quyền vai trò và thông báo tự động để đảm bảo đúng người được tham gia đúng lúc.

Đào tạo đội ngũ nội bộ

Quản lý thay đổi hợp đồng không chỉ là trách nhiệm của bộ phận pháp chế. Nhân viên ở nhiều phòng ban cũng cần hiểu quy trình, biết sử dụng công cụ quản lý hợp đồng và nắm được các khái niệm pháp lý cơ bản.

Giao diện của Kyta Platform được thiết kế trực quan, dễ sử dụng, giúp các bộ phận dễ dàng làm quen và phối hợp hiệu quả.

Ứng dụng công nghệ quản lý vòng đời hợp đồng điện tử (CLM)

Quản lý thay đổi thủ công rất dễ xảy ra sai sót. Một hệ thống CLM như Kyta Platform giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa luồng phê duyệt

• Soạn thảo và theo dõi phiên bản theo thời gian thực

• Trích xuất nghĩa vụ hợp đồng bằng AI

• Xem báo cáo tổng quan theo vai trò, bộ phận hoặc hợp đồng

Nhờ công nghệ, doanh nghiệp có thể xử lý thay đổi với độ chính xác cao và mở rộng quy mô quản trị hợp đồng dễ dàng hơn.

Kết luận

Quản lý thay đổi hợp đồng không chỉ để tránh rủi ro pháp lý, mà còn là cách giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh, vận hành linh hoạt và duy trì sự tin cậy trong hợp tác. Khi kết hợp nguyên tắc thực tiễn với nền tảng công nghệ mạnh mẽ như Kyta Platform, mỗi thay đổi hợp đồng không còn là trở ngại, mà trở thành cơ hội để tối ưu chiến lược và hiệu suất.

Bài viết trước

1. Quản lý thay đổi hợp đồng là gì, và vì sao nó quan trọng?
   Giới thiệu khái niệm, các loại thay đổi thường gặp và lý do doanh nghiệp cần quản lý thay đổi hợp đồng một cách bài bản.
   👉 Đọc tại: https://kyta.fpt.com/en/knowledge-center/contract-change-management-101-what-it-is-and-why-it-matters
   
   

2. 10 bước triển khai thay đổi hợp đồng hiệu quả
   Hướng dẫn từng bước từ xác định vấn đề đến phê duyệt và triển khai thay đổi.
   👉 Đọc tại: https://kyta.fpt.com/vi/trung-tam-kien-thuc/10-buoc-trien-khai-thay-doi-hop-dong-hieu-qua