10 bước triển khai thay đổi hợp đồng hiệu quả

Thay đổi hợp đồng không nên là một quá trình mơ hồ hay rườm rà. Nếu có quy trình đúng, doanh nghiệp có thể cập nhật hợp đồng một cách nhanh chóng, đảm bảo tính pháp lý và giữ vững sự tin tưởng giữa các bên. Dưới đây là 10 bước mà Kyta Platform khuyến nghị để bạn quản lý thay đổi hợp đồng sau khi ký một cách rõ ràng và hiệu quả.

Bước 1: Xác định lý do thay đổi
Trước tiên, cần làm rõ điều gì đang thúc đẩy việc thay đổi: thay đổi định hướng kinh doanh, yêu cầu tuân thủ pháp lý, hay đề xuất điều chỉnh từ phía đối tác? Việc xác định rõ phạm vi và nguyên nhân là bước đầu tiên để tránh sai lệch về sau.

Bước 2: Ghi nhận đầy đủ
Ghi chép tất cả nội dung liên quan đến thay đổi: lý do đề xuất, các trao đổi liên quan (email, biên bản, báo cáo), và hậu quả nếu không thực hiện.

Bước 3: Đánh giá và sắp xếp ưu tiên
Không phải thay đổi nào cũng có mức độ nghiêm trọng như nhau. Hãy đánh giá theo các yếu tố:

• Mức độ khẩn cấp

• Rủi ro tiềm ẩn

• Tác động đến chi phí

• Độ phức tạp trong vận hành
  
  

Bước 4: Soạn thảo đề xuất thay đổi chính thức
Sử dụng mẫu chuẩn của doanh nghiệp. Gắn mã số riêng cho mỗi thay đổi. Nêu rõ nội dung nào sẽ thay đổi, lý do và điều khoản nào bị ảnh hưởng.

Bước 5: Phối hợp với các phòng ban liên quan
Cần có sự phối hợp từ pháp chế, tài chính, mua sắm hoặc quản lý dự án để đảm bảo thay đổi phù hợp với chính sách hiện hành và hệ thống nội bộ.

Bước 6: Phân tích rủi ro và tác động
Trước khi phê duyệt, hãy đánh giá các khía cạnh sau:

• Thay đổi có làm tăng chi phí, kéo dài tiến độ hoặc ảnh hưởng đến kết quả không?

• Có phát sinh thêm rủi ro pháp lý hoặc tuân thủ không?

• Thay đổi có ảnh hưởng đến các hợp đồng liên quan không?
  
  

Bước 7: Thương lượng và thống nhất
Tổ chức cuộc họp với các bên liên quan để làm rõ kỳ vọng, giải thích các điều chỉnh, và đảm bảo mọi người cùng đồng thuận trước khi tiến hành.

Bước 8: Phê duyệt pháp lý
Đưa bản dự thảo thay đổi đến bộ phận pháp chế để rà soát. Đảm bảo ngôn ngữ pháp lý rõ ràng và thay đổi có hiệu lực theo quy định hiện hành.

Bước 9: Ký kết và lưu trữ
Khi đã được phê duyệt, hãy cập nhật hợp đồng và tiến hành ký số. Với Kyta Platform, mọi thay đổi sẽ được lưu trữ kèm nhật ký, phiên bản và liên kết với hợp đồng gốc.

Bước 10: Triển khai và theo dõi
Thông báo cho các bộ phận liên quan, cập nhật vào hệ thống và bắt đầu theo dõi việc thực thi theo các điều khoản mới. Thiết lập cảnh báo và theo dõi tiến độ để đảm bảo không bỏ sót cam kết.

Tăng tốc quy trình với Kyta Platform
Kyta Platform giúp bạn tự động hóa các bước như theo dõi thay đổi, đánh dấu, phê duyệt và lưu trữ phiên bản:

• Tự động gắn thẻ và tổ chức thay đổi

• Cộng tác giữa các bộ phận ngay trên hệ thống

• Kích hoạt luồng phê duyệt từ pháp chế

• Lưu trữ đầy đủ lịch sử thay đổi để kiểm tra bất kỳ lúc nào
  
  

Với Kyta Platform, việc thay đổi hợp đồng trở nên nhanh chóng, an toàn và minh bạch hơn bao giờ hết.

Tóm lược nhanh
Hỏi: Điều làm nên một quy trình thay đổi hợp đồng hiệu quả là gì?

Trả lời: Có cấu trúc rõ ràng, từng bước cụ thể, đảm bảo mọi thay đổi đều được phê duyệt và theo dõi minh bạch.

Hỏi: Tại sao nên sử dụng nền tảng CLM như Kyta Platform?

Trả lời: Để tiết kiệm thời gian, giảm lỗi thủ công, tăng khả năng phối hợp giữa các bộ phận mà không làm chậm tiến độ.

Bài viết trước
Quản lý thay đổi hợp đồng là gì, và vì sao nó quan trọng?
Tổng quan về các loại thay đổi, lý do phát sinh và lợi ích khi áp dụng quy trình rõ ràng.
👉 Đọc tại: https://kyta.fpt.com/en/knowledge-center/contract-change-management-101-what-it-is-and-why-it-matters

Bạn vài tiếp theo

7 nguyên tắc quản lý thay đổi hợp đồng hiệu quả và vai trò của công nghệ trong việc tối ưu hoá quy trình.