Tích hợp giải pháp quản lý hợp đồng với CRM: Bí quyết đẩy nhanh doanh số bán hàng

Thách thức khi quản lý hợp đồng trong kinh doanh hiện đại

Theo nghiên cứu mới nhất từ World Commerce & Contracting (2024), tới 79% doanh nghiệp thừa nhận đang mất doanh thu vì quy trình quản lý hợp đồng kém hiệu quả. Những cách làm lỗi thời này tạo ra nhiều vướng mắc không đáng có, kéo dài chu kỳ bán hàng và cản trở sự phát triển của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp bạn có đang quản lý hợp đồng tách biệt khỏi hệ thống Quản lý khách hàng (CR) không? Việc tách rời này có thể đang khiến lãng phí thời gian, tạo ra nhiều lỗi và làm giảm hiệu suất làm việc của đội ngũ trong toàn bộ quy trình xử lý hợp đồng.

Lợi ích khi kết nối giải pháp quản lý hợp đồng với CRM 

Một hệ thống tích hợp khả năng quản lý hợp đồng với CRM sẽ cung cấp nền tảng thống nhất để vừa chăm sóc khách hàng vừa theo dõi hợp đồng. Thay vì phải làm việc trên nhiều hệ thống riêng biệt, nhân viên của doanh nghiệp có thể:

• Tạo, lưu trữ và quản lý hợp đồng ngay trong hồ sơ khách hàng

• Tự động hóa quy trình duyệt, gia hạn và nhận thông báo về các mốc quan trọng

• Đảm bảo tuân thủ quy định và giảm rủi ro nhờ mẫu hợp đồng chuẩn hóa

Tại sao các giải pháp CRM thông thường không đáp ứng nhu cầu quản lý hợp đồng?

Các phần mềm CRM truyền thống rất giỏi quản lý thông tin khách hàng nhưng lại thiếu những tính năng mạnh mẽ để xử lý hợp đồng. Những hạn chế này bao gồm:

• Thiếu tính năng chuyên biệt: Không có quy trình duyệt hợp đồng, mẫu sẵn và kiểm soát phiên bản hiệu quả.

• Xử lý tài liệu cơ bản: Mặc dù lưu trữ được tài liệu, nhưng thiếu các tính năng như theo dõi chỉnh sửa và chữ ký điện tử.

• Không theo dõi được việc tuân thủ: Hầu hết CRM không thể giám sát các nghĩa vụ pháp lý và yêu cầu về quy định.

• Quy trình làm việc hạn chế: Chỉ tập trung vào hoạt động bán hàng thay vì toàn bộ quy trình hợp đồng.

• Khó phối hợp với bộ phận pháp lý: Không được thiết kế để hỗ trợ bộ phận pháp lý tham gia hiệu quả.

• Báo cáo yếu: Khó theo dõi các thông số quan trọng như giá trị và thời hạn hợp đồng.

6 Lợi ích chính khi tích hợp giải pháp quản lý hợp đồng với CRM

1. Duyệt hợp đồng nhanh chóng ngay trên CRM: Nhân viên kinh doanh chỉ cần vài cú click để tạo hợp đồng và tự động chuyển qua quy trình phê duyệt. Điều này giúp bỏ qua việc gửi email qua lại và rút ngắn đáng kể thời gian duyệt hợp đồng.
   
   

2. Thông tin khách hàng và hợp đồng tập trung: Một nguồn dữ liệu duy nhất cho cả tương tác với khách hàng và chi tiết hợp đồng giúp mọi người làm việc với thông tin chính xác và cập nhật nhất.
   
   

3. Dữ liệu chính xác và nhất quán: Việc tự động đồng bộ giữa CRM và hệ thống quản lý hợp đồng loại bỏ các lỗi nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót trong điều khoản và thông tin khách hàng.
   
   

4. Phối hợp liền mạch giữa các phòng ban: Các đội ngũ từ nhiều phòng ban khác nhau có thể cùng làm việc trên một nền tảng, dễ dàng theo dõi tiến độ, ghi chú và lịch sử hợp đồng.
   
   

5. Kiểm soát tuân thủ và rủi ro tốt hơn: Quy trình tích hợp giúp đảm bảo hợp đồng tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty và yêu cầu pháp lý thông qua các cảnh báo tự động về gia hạn, kiểm tra tuân thủ và thời hạn.
   
   

6. Nâng cao hiệu quả bán hàng nhờ tự động hóa: Việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại giúp đội ngũ bán hàng tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và chốt deal thay vì loay hoay với thủ tục giấy tờ.
   
   

Tăng tốc chu kỳ bán hàng với Kyta Platform

Nền tảng Kyta nâng tầm việc tích hợp CRM bằng cách đẩy nhanh chu kỳ bán hàng thông qua quản lý hợp đồng thông minh:

• Tạo hợp đồng thông minh: Công nghệ AI của Kyta giúp giảm thời gian tạo hợp đồng, tự động điền thông tin từ dữ liệu CRM.
  
  

• Quy trình phê duyệt thông minh: Hệ thống tự động xác định người cần duyệt dựa trên từng loại hợp đồng, giúp rút ngắn quy trình so với cách làm thủ công.
  
  

• Theo dõi đàm phán trực tiếp: Kyta cho phép xem tiến độ đàm phán ngay trong CRM, giúp team sales chủ động xử lý các vấn đề phát sinh.
  
  

• Phân tích dữ liệu thông minh: Hệ thống phân tích dữ liệu lịch sử để phát hiện các điểm nghẽn, giúp tối ưu chiến lược đàm phán và đóng deal nhanh hơn.
  
  

• Làm việc mọi lúc mọi nơi: Nhân viên có thể xem xét, duyệt hoặc ký hợp đồng từ bất kỳ thiết bị nào, không bị gián đoạn khi di chuyển.
  
  

Hướng dẫn triển khai: Kết nối CRM với quản lý hợp đồng hiệu quả

5 lời khuyên vàng để tích hợp CRM với quản lý hợp đồng thành công

1. Chọn hệ thống Quản lý vòng đời hợp đồng điện tử (CLM) tương thích với CRM: Lựa chọn giải pháp quản lý vòng đời hợp đồng kết nối liền mạch với CRM hiện tại, đảm bảo đồng bộ dữ liệu và đáp ứng nhu cầu quản lý.
   
   

2. Xác định dữ liệu cần đồng bộ: Lên danh sách các trường thông tin cần thiết để đồng bộ giữa hai hệ thống, bao gồm thông tin khách hàng, ngày tháng, giá cả và điều khoản quan trọng.
   
   

3. Tận dụng công cụ tự động hóa: Thiết lập quy trình tự động cho việc tạo hợp đồng, phê duyệt và nhắc nhở để giảm thiểu thao tác thủ công trong môi trường CRM.
   
   

4. Thiết lập quy tắc đồng bộ dữ liệu: Xây dựng hướng dẫn rõ ràng để đảm bảo dữ liệu nhất quán, kèm kiểm tra định kỳ và tự động để tránh sai lệch thông tin.
   
   

5. Đo lường hiệu quả tích hợp: Theo dõi các chỉ số như thời gian xử lý hợp đồng và mức độ sử dụng để liên tục cải thiện hiệu suất hệ thống.
   
   

Hành động ngay hôm nay để chuyển đổi quy trình quản lý hợp đồng

Bạn đã sẵn sàng nâng cấp quy trình quản lý hợp đồng của doanh nghiệp mình? Liên hệ ngay để được tư vấn cách Kyta Platform kết hợp với CRM có thể giúp doanh nghiệp bạn đẩy nhanh chu kỳ bán hàng, giảm 80% công việc hành chính và tạo hợp đồng chỉ trong vòng vài phút.

Tham khảo

World Commerce & Contracting. (2024). Báo cáo Benchmark: Chi phí của Quản lý Hợp đồng Kém hiệu quả. Nguồn: https://www.worldcc.com/Research/Benchmark-Reports