5 rủi ro hợp đồng doanh nghiệp thường xem nhẹ và cách giải pháp quản lý vòng đời hợp đồng xử lý tận gốc

Hợp đồng là tài sản. Nhưng nếu không kiểm soát, hợp đồng có thể trở thành khoản nợ tiềm ẩn

Hợp đồng là xương sống của mọi giao dịch trong doanh nghiệp từ mua sắm nội bộ, thuê ngoài dịch vụ đến hợp tác chiến lược. Nhưng cũng chính hợp đồng là nơi ẩn chứa nhiều rủi ro nhất, vì nó:

• Dễ bị xem là thủ tục hơn là quy trình có chiến lược

• Dễ bị xử lý rời rạc giữa các bộ phận

• Và rất dễ “lặp lỗi” trong các chi tiết nhỏ – những chi tiết khiến doanh nghiệp gánh chi phí âm thầm hàng năm trời
  
  

Bài viết này không nói về “hợp đồng điện tử nên dùng vì tiện lợi”. Mà nói thẳng vào 5 rủi ro mang tính vận hành & pháp lý mà rất nhiều doanh nghiệp đang đối mặt – và cách một hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM – Contract Lifecycle Management) có thể xử lý từ gốc.

1. Rủi ro về thời hạn: Gia hạn tự động, chấm dứt bất ngờ, nghĩa vụ bị bỏ quên

Các khoản chi phí định kỳ bị gia hạn tự động mà không đàm phán lại. Nghĩa vụ bảo hành đến hạn nhưng không ai theo sát. Hợp đồng bị đối tác chấm dứt, nội bộ mới giật mình rà lại điều khoản.

Đây là những thứ không ai cố tình gây ra. Chỉ là hệ thống không nhắc. Và không ai phụ trách toàn trình.

Giải pháp từ CLM:

• Cảnh báo hạn qua email, dashboard, hệ thống tích hợp

• Metadata gắn sẵn trên từng điều khoản giúp truy vấn, thống kê và nhắc tái ký trước hạn

• Lưu trữ tập trung toàn bộ hợp đồng – đã ký và đang xử lý – để không có nội dung nào “trôi vào quên lãng”
  
  

2. Rủi ro ngôn từ: Điều khoản không chuẩn, khó kiểm soát trách nhiệm

Một cụm từ “nỗ lực hợp lý” nếu không được định nghĩa cụ thể sẽ khiến cả bộ phận pháp chế và đối tác hiểu khác nhau. Điều khoản tùy chỉnh bởi người soạn hợp đồng mà không qua kiểm duyệt pháp lý dẫn tới rủi ro lặp lại theo chuỗi.

Giải pháp từ CLM:

• Playbook chuẩn hóa điều khoản, tích hợp trực tiếp vào trình soạn thảo

• Gợi ý từ AI để đảm bảo sử dụng ngôn ngữ đã được phê duyệt

• Hệ thống đánh dấu nội dung có dấu hiệu “lệch chuẩn” ngay từ khâu soạn thảo
  
  

Không chỉ giúp hợp đồng an toàn hơn mà còn rút tải cho pháp chế khi doanh nghiệp mở rộng số lượng hợp đồng.

3. Rủi ro kiểm soát phiên bản: Không rõ bản cuối là gì, ai thay đổi, thay đổi gì

Rủi ro này thường không được phát hiện cho đến khi sự cố xảy ra: Một bên viện dẫn điều khoản mà bên kia khẳng định không có. Nội bộ in sai bản ký. Pháp chế không thể xác nhận bản nào là bản chính thức.

Giải pháp từ CLM:

• Lịch sử phiên bản được lưu toàn trình, mọi thay đổi đều có thời gian và người chỉnh

• Cộng tác trực tiếp trên tài liệu với chức năng redline, bình luận nội bộ

• Sau khi ký, tài liệu tự động được đóng băng với toàn bộ track log – không thể chỉnh sửa ngoài hệ thống
  
  

Audit trail rõ ràng không chỉ là yêu cầu compliance – mà là công cụ bảo vệ doanh nghiệp khi xảy ra tranh chấp.

4. Rủi ro tuân thủ: Hợp đồng không còn khớp với chính sách hoặc quy định mới

Luật thay đổi, chính sách nội bộ cập nhật – nhưng thư viện hợp đồng vẫn cũ. Điều này xảy ra khi mỗi bộ phận giữ một bản mẫu, hoặc không có hệ thống kiểm soát tập trung.

Giải pháp từ CLM:

• Toàn bộ hợp đồng bắt đầu từ thư viện template được kiểm soát bởi pháp chế

• Mọi chỉnh sửa đều so sánh với bản gốc để phát hiện sai lệch

• Báo cáo định kỳ giúp rà soát tất cả hợp đồng đang hiệu lực xem còn tuân thủ hay không
  
  

Việc duy trì tính hợp lệ của hợp đồng không nên là việc “theo dõi bằng tay” – mà cần cơ chế hệ thống hoá.

5. Rủi ro vận hành: Rò rỉ doanh thu, mất kiểm soát chi phí vòng đời hợp đồng

Không phải doanh nghiệp nào cũng thua lỗ vì hợp đồng xấu – mà vì vận hành hợp đồng kém.

• Bỏ sót điều khoản điều chỉnh giá

• Phê duyệt kéo dài làm chậm thu tiền

• Quản lý hợp đồng thủ công khiến chi phí pháp lý, nhân sự bị đội lên
  
  

Giải pháp từ CLM:

• Toàn bộ quy trình được thiết kế theo luồng – từ khâu khởi tạo, soạn, phê duyệt đến ký và lưu trữ

• Mỗi bước đều có tracking, trạng thái, người phụ trách

• Không giới hạn người dùng giúp các phòng ban dùng chung hệ thống mà không phát sinh chi phí cấp license riêng
  
  

Tất cả những gì trước đây rơi vào khoảng “chi phí vô hình” – giờ được nhìn rõ và kiểm soát được.

Tổng kết: Hợp đồng là tài sản vận hành và cần được quản trị như một hệ thống

Quản trị hợp đồng không còn là câu chuyện riêng của pháp chế. Nó là một mắt xích quan trọng trong chuỗi vận hành hiện đại ảnh hưởng đến dòng tiền, tốc độ tăng trưởng và khả năng kiểm soát rủi ro ở cấp hệ thống.

Kyta Platform không chỉ giúp bạn số hóa vòng đời hợp đồng, mà còn chuẩn hóa cách doanh nghiệp xử lý rủi ro từ ngay khi hợp đồng chưa được soạn, chứ không phải khi đã xảy ra sự cố.

Câu hỏi thường gặp

CLM là gì?
Contract Lifecycle Management – Hệ thống giúp quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng: từ tạo, soạn thảo, phê duyệt, ký đến lưu trữ, truy xuất và gia hạn.

Ai nên triển khai CLM?
Doanh nghiệp có quy trình phê duyệt nhiều tầng hoặc cần đảm bảo tuân thủ pháp lý cao.

Kyta Platform khác gì các giải pháp ký số thông thường?
Kyta Platform không chỉ ký mà quản trị toàn trình. Từ workflow phê duyệt đến kho dữ liệu, từ cảnh báo nghĩa vụ đến hệ thống phân quyền đa cấp.