8 Cách Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Hợp Đồng với Kyta Platform

Việc quản lý hợp đồng luôn là một bài toán hóc búa với nhiều doanh nghiệp từ đội ngũ pháp chế, nhân sự đến vận hành. Số lượng hợp đồng ngày càng nhiều, nội dung ngày càng phức tạp, yêu cầu tuân thủ ngày càng chặt chẽ. Vậy làm sao để quy trình quản lý hợp đồng trở nên đơn giản, hiệu quả và ít rủi ro hơn?

Dưới đây là 8 bí quyết thực tiễn, kết hợp cùng sức mạnh của Kyta Platform – nền tảng quản lý hợp đồng tích hợp AI toàn trình để giúp doanh nghiệp nâng cấp quy trình quản lý hợp đồng ngay hôm nay.

Chuẩn hóa hợp đồng với thư viện mẫu

Thay vì soạn thảo từ đầu mỗi lần, hãy xây dựng thư viện mẫu hợp đồng được chuẩn hóa bởi pháp chế. Với Kyta Platform, doanh nghiệp có thể lưu các mẫu hợp đồng có sẵn, dễ dàng điều chỉnh và tái sử dụng cho nhiều trường hợp và đảm bảo tính pháp lý, đồng thời tiết kiệm thời gian.

Lưu trữ tập trung, dễ truy xuất

Việc lưu hợp đồng rải rác trong email, máy tính cá nhân hoặc ổ cứng rời dễ dẫn đến thất lạc, sai sót. Với Kyta eCLM, mọi hợp đồng được lưu trữ tập trung, có phân quyền truy cập rõ ràng theo vai trò và phòng ban, đảm bảo an toàn và dễ dàng tìm kiếm.

Tự động nhắc hạn và nghĩa vụ

Không còn lo bỏ sót gia hạn hợp đồng hay điều khoản thanh toán. Kyta Platform giúp bạn cài đặt hệ thống nhắc nhở tự động qua email, dashboard hoặc SMS – từ nghĩa vụ thanh toán, tái ký cho đến báo cáo định kỳ.

Ứng dụng AI để tăng tốc quy trình

AI của Kyta Platform có thể:

• Bóc tách điều khoản quan trọng từ văn bản hợp đồng

• So sánh với các mẫu chuẩn

• Gợi ý xử lý rủi ro

• Tự động sinh đề xuất phê duyệt phù hợp

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian phê duyệt từ vài ngày xuống vài giờ thậm chí vài phút.

Thiết lập KPI rõ ràng

Quản lý hiệu quả không thể thiếu tiêu chí đo lường. Một số KPI nên theo dõi bao gồm:

• Thời gian xử lý hợp đồng trung bình

• Tỷ lệ hợp đồng ký đúng hạn

• Số lần điều chỉnh sau khi ký

Kyta eAnalysis cung cấp dashboard theo thời gian thực để đo lường và cải tiến liên tục.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu hợp đồng

Doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu từ toàn bộ hợp đồng đã ký như giá trị trung bình, điều khoản phổ biến, mức chiết khấu theo đối tác. Điều này để phục vụ đàm phán, mua sắm hoặc phân tích rủi ro. Kyta Platform biến hợp đồng từ tài liệu chết thành nguồn dữ liệu chiến lược.

Tích hợp chữ ký điện tử hợp pháp

Kyta eContract tích hợp trực tiếp chữ ký số FPT.CA và nhiều giải pháp eSign khác giúp ký nhanh – mọi lúc mọi nơi – với giá trị pháp lý đầy đủ. Quy trình ký được bảo mật, kiểm soát lịch sử chỉnh sửa rõ ràng.

Xác định và loại bỏ điểm nghẽn bằng phân tích

Nếu phê duyệt hợp đồng mất quá nhiều thời gian, hệ thống Kyta Platform có thể giúp xác định chính xác bước nào đang bị tắc (phê duyệt, điều chỉnh, ký...). Doanh nghiệp có thể dễ dàng cấu hình lại quy trình với Kyta eFlow theo hướng tinh gọn hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Quản lý hợp đồng bằng Kyta Platform khác gì các hệ thống thông thường?
Kyta Platform kết hợp AI và nhiều phân hệ đa dạng trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp không chỉ lưu trữ hợp đồng mà còn tự động hóa toàn bộ vòng đời xử quản lý hợp đồng điện tử..

Có thể tích hợp Kyta Platform với hệ thống hiện có không?
Hoàn toàn được. Kyta Platform hỗ trợ kết nối API với các hệ thống ERP, CRM, DMS, email, chữ ký số... giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu liền mạch.

Kyta Platform có phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ không?
Có. Kyta Platform có thể triển khai theo dạng no-code, low-code hoặc full-code tuỳ theo quy mô và năng lực vận hành của từng doanh nghiệp.