Từ ngày 1/7/2025: Công chứng hợp đồng điện tử trực tuyến chính thức được triển khai toàn quốc

Từ ngày 1/7/2025, Việt Nam chính thức cho phép công chứng hợp đồng điện tử hoàn toàn trực tuyến, theo quy định tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP. Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số ngành tư pháp, giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và dễ dàng hoàn tất các giao dịch dân sự mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.

Hợp đồng điện tử được công chứng online như thế nào?

Theo Khoản 2, Điều 48 của Nghị định 104/2025/NĐ-CP, các loại giao dịch dân sự (bao gồm hợp đồng mua bán, thuê mướn, hợp tác…) đều có thể được công chứng trực tuyến. Ngoại trừ di chúc và các hành vi pháp lý đơn phương, tất cả các hợp đồng thông thường đều có thể công chứng từ xa, với giá trị pháp lý tương đương bản công chứng truyền thống.

Quy trình công chứng hợp đồng điện tử: 9 bước số hóa toàn trình

Toàn bộ quá trình công chứng điện tử sẽ được thực hiện thông qua hệ thống nền tảng công nghệ kết nối từ xa. Dưới đây là 9 bước chi tiết:

Bước 1: Gửi yêu cầu công chứng

Người dân hoặc doanh nghiệp gửi yêu cầu công chứng tới tổ chức hành nghề công chứng thông qua hệ thống trực tuyến.

Bước 2: Khởi tạo giao dịch công chứng điện tử

Công chứng viên tạo phiên làm việc trực tuyến, thiết lập tài khoản cho các bên tham gia và kết nối điểm cầu qua nền tảng truyền hình trực tuyến.

Bước 3: Tải hợp đồng lên hệ thống

Hợp đồng được tải lên dưới dạng bản nháp hoặc bản đã ký số, sẵn sàng để các bên cùng xem xét và xác nhận.

Bước 4: Kiểm tra nội dung hợp đồng

Người yêu cầu công chứng có thể đọc trực tiếp trên hệ thống hoặc đề nghị công chứng viên đọc nội dung để kiểm tra và xác nhận.

Bước 5: Xác minh giấy tờ tùy thân

Các bên xuất trình giấy tờ tùy thân và tài liệu liên quan. Công chứng viên xác minh thông tin và chuyển đổi thành bản điện tử (thông điệp dữ liệu) để lưu trên hệ thống.

Bước 6: Xác thực danh tính và ký số

Công chứng viên xác thực người tham gia bằng phương thức eKYC hoặc kết nối cơ sở dữ liệu định danh. Sau đó, các bên thực hiện ký số vào hợp đồng ngay trên nền tảng.

Bước 7: Công chứng viên kiểm tra và xác nhận

Công chứng viên đối chiếu toàn bộ chữ ký số, kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Bước 8: Gửi văn bản công chứng điện tử

Hợp đồng sau khi được công chứng sẽ được gửi tới người yêu cầu qua email hoặc lưu trữ vào hệ thống theo đăng ký từ trước.

Bước 9: Lưu trữ và chia sẻ hồ sơ công chứng

Hệ thống sẽ tự động lưu trữ văn bản vào sổ công chứng điện tử, đồng thời chia sẻ quyền truy cập cho các tổ chức, công chứng viên ở các điểm cầu liên quan.

Lợi ích khi công chứng hợp đồng điện tử

Việc công chứng hợp đồng trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Không cần đến trực tiếp văn phòng công chứng

• Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ

• Giao dịch an toàn, minh bạch

• Lưu trữ điện tử tiện lợi, truy xuất dễ dàng

• Hợp pháp và được pháp luật công nhận
  
  

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Từ 1/7/2025 có thể công chứng những loại hợp đồng nào?
Tất cả các loại hợp đồng dân sự thông thường (mua bán, thuê nhà, hợp tác…) đều có thể công chứng online, ngoại trừ di chúc và hành vi pháp lý đơn phương.

2. Hợp đồng công chứng điện tử có giá trị pháp lý không?
Có. Hợp đồng được công chứng trực tuyến vẫn đảm bảo giá trị pháp lý đầy đủ nếu được ký số hợp lệ và gắn dấu thời gian theo quy định.

3. Có cần gặp mặt công chứng viên không?
Không cần. Quy trình xác minh, ký số và công chứng được thực hiện qua hệ thống trực tuyến với xác thực danh tính bằng eKYC.

4. Có thể công chứng từ hai địa điểm khác nhau không?
Có. Các bên tham gia có thể thực hiện ký và xác nhận tại các điểm cầu khác nhau thông qua hệ thống truyền hình trực tuyến của tổ chức công chứng.

5. Tôi cần chuẩn bị gì để công chứng hợp đồng điện tử?
Chỉ cần: giấy tờ tùy thân, thiết bị có kết nối mạng, chữ ký số (hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID), và bản hợp đồng ở định dạng số.