[Kyta Platform trong thực tế] Doanh nghiệp Số hóa Hơn 10.000 Hợp đồng Lao động trong 30 Ngày

Bối cảnh doanh nghiệp

Doanh nghiệp trong case study này là một tập đoàn sản xuất và phân phối quy mô lớn, vận hành tại 12 tỉnh thành trên cả nước với lực lượng lao động hơn 10.000 người, bao gồm cả nhân viên chính thức và lao động thời vụ theo mùa. Với mô hình kinh doanh có các đợt cao điểm tuyển dụng tập trung vào quý đầu và quý ba hàng năm, doanh nghiệp thường xuyên phải xử lý hàng trăm đến hàng nghìn hợp đồng lao động mới trong thời gian rất ngắn.

Thách thức trước khi triển khai

Trước khi triển khai Kyta Platform, toàn bộ quy trình hợp đồng lao động của doanh nghiệp vận hành theo quy trình giấy truyền thống. Đội HR trung tâm soạn hợp đồng thủ công từ mẫu Word, in ấn, chuyển phát đến 12 tỉnh thành, thu hồi sau khi ký tay, và lưu trữ vật lý tại văn phòng trung tâm. Toàn bộ chu trình mất trung bình 7 ngày cho mỗi hợp đồng.

Vấn đề không chỉ là thời gian. Trong mùa tuyển dụng cao điểm, rủi ro tích lũy theo số lượng: hợp đồng bị ký nhầm phiên bản cũ do phân phối chậm; tình trạng mất hồ sơ trong quá trình vận chuyển; không có khả năng theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực tại từng địa điểm; chi phí in ấn và bưu chuyển chiếm một tỷ trọng đáng kể trong ngân sách HR hàng năm. Và quan trọng nhất: với mốc Nghị định 337/2025 đang đến gần, toàn bộ cách vận hành này sẽ không còn đáp ứng yêu cầu pháp lý từ 01/07/2026.

Giải pháp triển khai

Kyta Platform thiết kế và triển khai một quy trình hợp đồng lao động điện tử toàn trình, tích hợp liền mạch bốn thành phần cốt lõi: Kyta Intelligent tự động tạo hợp đồng từ dữ liệu HRM theo từng vị trí và địa điểm; VNEID eKYC xác minh danh tính nhân viên ngay tại thời điểm ký từ thiết bị di động; Kyta Signature xử lý chữ ký số đủ điều kiện theo Nghị định 337; và eCLM lưu trữ tập trung toàn bộ hồ sơ với nhật ký kiểm toán đầy đủ.

Toàn bộ cấu hình hệ thống, tích hợp với HRM hiện tại, chuẩn hóa mẫu hợp đồng và đào tạo đội HR hoàn thành trong 3 tuần, không gây gián đoạn đến hoạt động tuyển dụng đang diễn ra song song.

Kết quả sau 30 ngày vận hành

• Hơn 10.000 hợp đồng lao động được số hóa hoàn toàn trong 30 ngày đầu kể từ ngày go-live.

• Thời gian xử lý trung bình mỗi hợp đồng giảm từ 7 ngày xuống còn 18 giờ, tức là giảm hơn 89%.

• Toàn bộ chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ vật lý bằng 0 kể từ khi triển khai.

• Đạt 100% tuân thủ Nghị định 337/2025 trước hạn chót tháng 7/2026.

• Tỷ lệ ký hoàn tất trong vòng 24 giờ đạt 96%, tăng từ mức 40% trước đây.

• 40% năng lực đội HR được giải phóng khỏi công việc hành chính, chuyển sang các chương trình nhân sự chiến lược.

Bài học cho doanh nghiệp tương tự

Case study này cho thấy rõ rằng quy mô lớn và địa bàn phân tán không phải là rào cản — chúng là lý do để hành động sớm hơn. Doanh nghiệp có càng nhiều địa điểm, càng nhiều lao động thời vụ, và càng nhiều đợt tuyển dụng cao điểm thì chi phí vận hành quy trình giấy truyền thống càng lớn, và lợi ích từ số hóa toàn trình càng cao. Điều quan trọng là bắt đầu với một lộ trình rõ ràng và một nền tảng có thể vận hành ổn định ngay từ ngày đầu tiên.